Календарь-тетрис

tetris

Продолжаю делиться полезными кусочками из basecamp-книги It Doesn’t Have to Be Crazy At Work. Сегодня про календари:

Календари с общим доступом — одно из самых деструктивных изобретений наших дней. Вокруг календарей так много всего вертится, так много от них зависит, и так много всего идёт не так из-за них же. В Basecamp чтобы заполучить время в чьем-нибудь расписании надо пройти через скучную и непростую переговорную процедуру, а не щелкнуть пару кнопочек в автоматизированном сервисе. Вам придется доказать, что это время вам нужно. Вы не можете просто ворваться в чье-то расписание, найти свободное место и занять себе местечко. Поэтому в Basecamp вообще никто не может заглянуть в календарь коллеги.

Такой наш подход — полная противоположность тому, что мы видим в повседневной жизни компаний, которые мы изучали. В большинстве коллективов любой человек легко может увидеть расписание другого человека. Календари людей не только полностью открыты другим людям, но и оптимизированы под то, чтобы в свободные места можно было легко записаться любому, кому просто захочется. Людям предоставлены все инструменты для того, чтобы нарезать дни других людей на маленькие 30-минутные кусочки красных, зеленых или синих прямоугольничков в календаре.

Взгляните в свой календарь: сколько встреч в нем инициировали вы сами? а сколько оказались там благодаря другим людям? Когда вы оптимизируете работу с календарями так, чтобы всем было удобно ими пользоваться для записи на встречи, не удивительно, что побочным эффектом становится раздробленное на мелкие частички время людей. Более этого, если вы еще пользуетесь каким-нибудь продвинутым софтом, который автоматизирует поиск свободного слота в расписаниях всех кандидатов на участие так, чтобы в пару кликов можно собрать на встречу человек пять, то таких встреч будет все больше и больше. Претендовать на чье-то время должно быть чертовски сложно. Забирать время нескольких людей сразу должно стать настолько отвратительной задачей, что вы даже пробовать не будете до тех пор, пока это не будет ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМО! Встречи вообще должны стать крайней мерой, особенно большие встречи. Когда кто-нибудь забирает ваше время, ему это не стоит ничего, а вам — всего. Вы можете делать хоть сколько-нибудь значимую работу только, если у вас есть на нее достаточное количество качественного времени. Поэтому когда кто-то вписывается в ваше расписание внезапной встречей, он просто отбирает от вас ощущение удовлетворенности от вашей работы, ощущение того, что вот вы поработали и вот в конце дня получили такие-то результаты. Не говоря уже о том, что чувство глубокого удовлетворения от сосредоточения на рабочем процессе в таком случае просто уничтожается.

Если вы не обладаете бóльшей частью вашего времени, то спокойствие вам будет ощутить почти невозможно. Вы всегда будете в стрессе, переживать будто от вас отобрали возможность нормально выполнять вашу работу. Весь этот календарный тетрис легко оправдать «Ну это же просто приглашение!», но никто почему-то не решается отменять эти самые приглашения, чтобы ненароком не испортить отношений с коллегами. Никто не хочет стать «недоступным» или «несговорчивым». Поэтому прямоугольнички встреч просто летят в ваш день снова и снова, до тех пор пока экран дня не забивается ими полностью, а это game over. Короче говоря, если вам кажется слишком запарным организовать встречу вручную, без применения волшебных приложений, лучше не запаривайтесь и не организовывайте ничего вообще. Скорее всего, повод совсем неважный.

Эффективность > продуктивность

Продолжаю публиковать вольный перевод кусочков Basecamp-книги ‘It Doesn’t Have to Be Crazy at Work’, которые кажутся мне важными и полезными. Сегодня про то, что эффективность круче, чем продуктивность с совершенно золотой фразой в конце:

«Сегодня все говорят о том, как бы хакнуть продуктивность. Просто бесконечный поток методологий и инструментов, обещающих вам быть более продуктивными. Внимание вопрос: более продуктивными в чём?

Продуктивность — это для машин, не для людей. В том, чтобы запихивать какое-то количество работы в какое-то количество времени, пытаясь уместить как можно больше, по сути, нет никакого смысла.

Машины могут работать 24 на 7, а люди — нет.

Когда люди сосредотачиваются на продуктивности, все заканчивается тем, что они заняты. Каждая минута расписана. И еще куча дел ждет своего часа!

Нам в Basecamp не нравится быть занятыми. Нам нравится быть эффективными. Как бы работать поменьше? Что еще можно не делать? Вместо списков дел мы пытаемся составлять списки неделания.

Быть продуктивным — это заполнять свое расписание до краев и пытаться сделать так много, как это возможно. Быть эффективным — это находить больше возможностей оставить себе свободное время для того, чтобы делать что-нибудь помимо работы. Отдых. Семья. Друзья. Или просто ничегонеделание.

Да, это совершенно нормально ничего не делать. Или, если точнее, иметь возможность ничего не делать. Если вы бы, наприме, обнаружили, что на сегодня у вас задач только на 3 рабочих часа, то просто остановитесь. Не надо забивать остальные 5 чем-нибудь, чтобы оставаться занятым, чувствовать себя продуктивным. Не делать что-то, чего можно было бы не делать — это замечательный способ провести время».

Качественный час

Ребята из Basecamp, наконец выпустили ожидаемую мной книжку
‘It Doesn’t Have to Be Crazy at Work’. Начал читать и тут же хочу поделиться с вами очень вольным переводом кусочка про очевидное-невероятное качественный час:

«60 минут можно разделить разными способами:

 

1 × 60 = 60
2 × 30 = 60
4 × 15 = 60
25 + 10 + 5 + 15 + 5 = 60

Все перечисленные выше варианты в сумме дают час, но часы эти совершенно разные. Количественно по минутам все совпадает, но качество отличается. Качественный час — это один отрезок в 60 минут. Нарезанный на 10-5 минутные подходы час — это не час, а кучка минут. Делать что-нибудь осмысленное отрывками по 10 минут, постоянно отвлекаясь по столько же чертовски сложно. Еще раз: качественный час — это 1 × 60, не  4 × 15. Качественный день — это по крайней мере 4 раза по 60 минут, а не 4 раза по 15 минут и так четые раза.

С мелко-нарезанными часами сложно быть эффективным, но легко стрессануть: 25 минут на звонке, 10 минут перекинулись словами с коллегой, и 5 минут на дело, которое планировали делать, как раз перед тем, как вас на 15 минут оторвут от этого дела обсуждением, которое вы не планировали и в котором без вас можно было бы обойтись. Ну а вот после у вас снова есть еще минут 5, чтобы поделать то, что собирались сделать. Не удивительно, что в таком режиме можно слететь с катушек.

Между всеми этими переключениями и попытками быть многозадачными вам еще необходимо буферное время. Время, когда ваша голова успеет отключиться от предыдущей задачки, и покючиться к следующей. Ну а потом, обычно, вы спрашиваете себя «Так, а что полезного я сегодня сделал?», потому что на часах 18:00, вы уже 8 часов провели в офисе, и все такое. Вы можете без проблем узнать себя в этом описании, но часы по прежнему ускользают сквозь пальцы.

Чтобы их поймать, вспомните ваш день: если он нарезан кусочками, кто его так нарезал? Вы сами? Или те, кто вас отвлекают? Что вы можете поменять? Над сколькими разными проектами вы успеваете попробовать поработать за час? «Одно дело за раз» — это не 3 минуты там, 2 минуты там, это час сидеть и работать над чем-то одним. Круче только работать над чем-то одним целый день.

Задайте себе вопрос: вы за последнее время смогли когда-нибудь поработать 3 или 4 часа подряд, без каких-либо отвлечений? Когда мы недавно задали этот вопрос 600 людям на конференции, в зале подняли руку только человек 30. А вы бы подняли?»