Flowstate

flowstate

Решился попробовать приложение Flowstate и остался доволен. Суть видна на гифке сверху: заряжаешь таймер на N минут и пишешь, но как только перестаешь печатать текст, программа засекает 5 секунд и после удаляет все, что ты только что написал. Если успеть начать печатать снова — ничего не удалится.

Долго не хотел пробовать приложение, казалось, что будет нервировать. Потом придумал два варианта: пописать в нем утренние страницы и черновики статей.

Благодаря приложению обнаружил, что во время утренних страниц несколько раз за сессию задумываюсь и залипаю посмотреть в окно как раз таки на несколько секунд — раз, тянусь в гугл проверить что-нибудь, что по пути придумал — два. Раньше мне казалось, что это происходит реже, а тут приложение не дает терять бдительность. По ощущениям вместо нервности наоборот какая-то приятная фокусировка на дневниковой записи.

Перед тем, как писать черновик статьи во Flowstate выписал тезисы без таймера, а потом уже под таймер и в приложении разворачивал каждый тезис подробнее. Тоже получилось интересно: быстрее проскакивал места, в которых не уверен и не успевал отвелкаться на внутреннего редактора там, где контента было достаточно. В итоге получилась статья для Perito Burrito про то, как вернуться из отпуска с идеями.

Скачать можно тут: http://hailoverman.com/flowstate
Приложение только для mac/ios. Есть виндовый/веб аналог: write or die.

Что такое помодоро таймер

помодоро таймер

Помодоро-таймер — это когда заряжаешь таймер минут на 25, делаешь задуманное заранее дело, а потом 5 минут отдыхаешь. Потом заново.

Придумал такой способ в 80-ых годах итальянец Франческо Чирилло, тогда он, согласно легенде, еще учился в университете и хотел справляться с учебой пососредоточенней. Название получилось в честь кухонного таймера в виде помидорки.

Сейчас у Франческо своя консалтинговая фирма, а способ разросся в The Pomodoro Technique со своей философией и трюками.

Есть ребята, которым комфортно работать по помидоркам целый день, выдерживая темп. Я предпочитаю использовать таймер под настроение.

Мне больше всего нравится в помодоро-таймере два момента: он провоцирует формулировать небольшие задачки и напоминает о том, что никакая задача не длится целую вечность.

Небольшие задачки

Ограничение в 25 минут довольно прозрачно намекает на то, что задачку нужно сформулировать такую, чтобы успеть её выполнить за отведенное время. Таким образом, мы ловим минимум два положительных эффекта сразу.

Во-первых, приходится поточнее сформулировать именно небольшую задачку. То, что до этого момента было у вас записано как один пункт списка дел, в этот момент может стать двумя, тремя, а то и всеми пятью отдельными задачками. И с каждой из них будет попроще справиться.

Во-вторых, есть вероятность, что через некоторое время вы научитесь замечать небольшие результаты — каждая такая маленькая выполненная задачка в момент выполнения будет вызывать приятные ощущения. Это вместо того, чтобы утром впрягаться в нечто большое и недоформулированное и вечером выдыхать в бессильном состоянии.

Не-вечность

Неприятные и непонятные задачи имеют обыкновение казаться вечными. Садитесь за нее, и тут же возникает мысль, что придется делать ее гораздо дольше, что все будет гораздо сложнее и непонятней, и все это будет длиться… вечность? С таймером все чуть проще. Вечность будет длиться 25 минут. И в моменты, когда захочется катапультироваться из процесса, можно себе об этом напомнить.

Кстати, не обязательно заводить таймер именно на 25 минут — можете подстроить отрезок под себя: ставьте 15 минут или 45. Главное, чтобы меньше часа.

Аэропресс

аэропресс

Кофе сейчас интересней, чем когда-либо. На эту мысль я натыкаюсь, кажется, каждый раз, когда гуглю что-нибудь про «третью волну». Не знаю, как там было когда-либо, но мне сейчас точно интересно: разное зерно, разные вкусы и ароматы, разные способы приготовления!

Завёл дома аэропресс и словил такой восторг от использования, что решил поделиться с вами.

Что такое аэропресс

Аэропресс — инструмент для приготовления кофе. Его относят к так называемым «альтернативным способам» приготовления кофе.

Выглядит устройство как насос из тёмного полипропилена. Он состоит из нескольких простых деталей, три из них собираются в сам, собственно, аэропресс, а часть из них — вспомогательные, вроде ложечки для перемешивания, воронки и ложечки для дозирования кофе. В процессе использования весь этот набор кажется просто прямо чудом инженерной мысли. Даже не ожидал такого, когда наблюдал за тем, как аэропресс мне готовили бариста в кофейнях.

Как заваривать кофе в аэропрессе

Вот схема-инструкция, вложенная в коробку:
как готовить аэропресс

Вынимаем поршень из колбы, укладываем бумажный фильтр в крышечку, закручиваем, перемалываем кофе и засыпаем в колбу ложечкой или через воронку, встряхиваем колбу, заливаем чуть остывашей водой, размешиваем 10 секунд, вставляем поршень и продавливаем его в чашку. Готово. На все про все уходит несколько минут.

Отдельный кайф — то, как устройство чистится. Видите там в правом нижнем углу инструкции момент про «всегда очищайте устройство сразу после использования (да, даже до того, как глотнете кофе)»? Когда прочел этот пункт первый раз, подумал: «Ну вот! Ритуал как-то становится прозаичней», но, как только попробовал, понял, что зря расстроился. Никогда не сталкивался с тем, чтобы кофе-девайс было так удобно чистить. Достаточно просто открутить крышечку и продавить поршень до конца — кофе просто выпадет из колбы. Изобретатель говорит, что такая чудо-очистка — случайность.

Кстати, об изобретателе. Спроектировал Аэропресс человек по имени Алан Адлер, специалист в области аэродинамики и конструктор проапгрейженной фрисби, которая называется Аэроби.

В своем интервью Адлер рассказал, что бумажные фильтры можно использовать несколько раз, что он удивлен чемпионатам по аэропресс-приготовлению кофе, поворчал про перевернутый способ приготовления, и что самая частая ошибка при готовке таким способом — слишком сильно давить на поршень.

Таблица «Как понять, что делать»

С желанием делать разные классные проекты бывают две проблемы: кажется, что идей совсем нет или идей наоборот так много, что не ясно за что браться.

Обе проблемы, разумеется, щедро приправлены различными тревогами и переживаниями: «время идет, а я не делаю», «делал бы, если бы было время», «а вдруг не получится», «стоит ли проект того вообще», «то ли я делаю»… Ну, вы можете сами продолжить список. Кстати, какие переживания у вас на эту тему обычно?

Согласитесь, если идей много, то нужно каким-то образом выбрать какие делать прямо сейчас, с каких начинать. У некоторых получается делать это интуитивно и не переживать, некоторым нужно какое-то подобие рационального объяснения. Я из вторых.

В случае, если идей нет, надо бы их откуда-то насобирать, а тут всего два варианта: придумать самим или натаскать у других. Но в итоге-то тоже получится много идей, и из них нужно будет выбирать.

Короче, оба этих «не ясно за что браться» можно попробовать победить при помощи одного инструмента — таблички:

как понять что делать

Работает так. Скачиваете шаблон таблички. Засекаете 15 минут (или больше) и записываете в колонку «Идея» все, что приходит вам голову из тех вот самых проектов, которые надо бы делать. Если вам кажется, что таких проектов нет, то за эти же 15 минут можно какие-нибудь придумать.

Из каждого пункта этого списка можно выписать ближайший шаг в соседнюю колонку — так вы оставите себе меньше пространства для Прокрастинаторского Маневра. Например, у вас сейчас может возникнуть идея «О, надо попробовать такую табличку», вы записываете ее в табличку, а ближайшим-то действием будет «Засечь 15 минут и выписать свои идеи проектов в первую колонку». Это, считайте, готовая колонка задачек для вашего списка дел.

Кстати, я подробно рассказываю о том, как формулировать задачки, на своем бесплатном вебинаре.

А дальше в примере есть четыре колонки, которые меня, например, успокаивают и дают приятный эффект «ок, ну я же решил сейчас делать этот проект, в табличке проверил».

Колонки называются «Эффект», «Уверенность», «Легкость». В каждой из них предлагаю ставить число от 1 до 5. В колонке «Сумма» они будут автоматически суммироваться.

В колонку «Эффект» пишите 5, если вам кажется, что идея окажет прямо суперский эффект, если сработает, и 1, если эффект будет, но будет небольшим.

В «Уверенность» пишите 5, если вы почему-то уверены, что идея — верняк. Хорошо, если под этим «почему-то» есть какие-то основания: исследования, чей-то опыт и все такое.

В «Легкость» пишите 5, если реализовать идею — раз плюнуть, и 1, если придется превозмогать. Обратите внимание, тут обратная шкала.

Колонки, ясное дело, очень субьективные, и оценки в них вообще, скорее всего, будут зависеть от вашего настроения, поэтому, как вариант, каждый раз, когда вы будете просматривать табличку, проверять эти значения.

После того, как все заполнили, можно просуммировать значения в колонках и отсортировать по колонке «Суммы» свои идеи. Те, что окажутся сверху, можно брать и делать.

А еще можно добавлять свои колонки, раз они субъективные. У меня, например, добавлена колонка «Источник» — пишу туда, откуда идея взялась.  Если будете использовать табличку для бизнес-идей, можно завести колонки про деньги.

Хочу, короче, чтобы вы попробовали.

Ах да! Полезно еще, кстати, подумать придумать, вместо чего вы будете делать новый проект, но это уже в следующий раз как-нибудь обсудим. Принцип, который предложу, я подумываю, кстати, назвать именем дяди Федора, который из Простоквашино. Это так, чтобы заинтриговать и дать намек.

ps: Идею эту я, кстати, подсмотрел у гроухакера Шона Эллиса. Он называет эту модель оценки идей ICE (Impact, Confidence, Ease) и упоминает, что бывает еще PIE (Potential, Importance, Ease). Видите, как полезно подсматривать идеи. А ведь мог бы думать, что у меня нет идей, как определиться с ближайшим проектом!

Самый быстрый туду или контекстные меню Things, Wunderlist, Todoist и Omnifocus

fastest-todo

Туду-лист для меня — важный элемент моей «внешней памяти». Поэтому важно, чтобы задачки из головы попадали в папку «Входящие» максимально быстро и с минимальными усилиями.

Things, которым я сейчас пользуюсь для ведения списка дел, отлично справляется с этим запросом. Тут есть ‘Quick Entry’ — контекстное окошко, которое в любой необходимый момент выскакивает по глобальному сочетанию клавиш:

Когда выдумываю себе какую-нибудь новую задачку, сразу жму + Space и возвращаюсь к делу, которым занимался до неожиданного озарения.

К вечеру у меня во «Входящих» может оказаться под сотню задачек: не только идеи, но еще и посты, статьи, целые сайты, книжки, музыкальные альбомы, видео, лекции — все это одно за другим прилетает в приложение за секунды, нужные на то, чтобы отжать сочетание клавиш и сформулировать таск. Так привык, что сейчас даже пришлось смотреть на клавиатуру, чтобы вспомнить, какие клавиши я нажимаю

Магия: если добавлять еще одну клавишу к сочетанию и нажимать + Shift + Space, то в графе коммента автоматически появляется ссылка на текущую страницу в браузере:

Так у меня к фильмам и сериалам привязываются страницы Кинопоиска, Имдб или постов, откуда я о них узнал. К музыкальным альбомам или миксам — ссылки на Дискогс или на стриминг сервисы от Саундклауда до ВК. К книгам привязываю Озон ссылки или, опять же, посты с рекомендациями. К видео и лекциям, ясное дело, ютуб или вимео ссылки.

Кстати, не Things единым: похожие окошки еще точно есть в Wunderlist, Todoist и Omnifocus.

Шпаргалка:

Things: + Space
+ Shift + Space — с ссылкой из браузера

Wunderlist: Ctrl + + W или Ctrl + Alt + W

Todoist:
+ Shift + A или Ctrl + Alt + A

Omnifocus: + Space или Alt + Space

Smart Reading

У меня обычно не получается читать конспекты книг, написанные другими людьми. Чаще всего из-за дурацкого ощущения, что заспойлерю книжку. Или переживаю: вдруг автор не заметит то, что хотел бы заметить я. В этом году наткнулся на хорошее интервью Михаила Иванова, сооснователя издательства МИФ и основателя проекта Smart Reading, и проборомотал про себя «О, а вот это важная деталь, да» вот на этой фразе:

«Меня всегда расстраивала длительность процесса издания книг в России. С момента выхода книги на иностранном языке до появления ее на русском проходит несколько лет»

Тут же вспомнил, как ‘The Power of Habit’, записанная в список к прочтению, успела превратиться в русскоязычный томик «Сила привычки», пока я откладывал ее чтение. С англоязычными книжками у меня последнее время почему-то всегда так: либо начинаю читать тут же и за пару-тройку вечеров заканчиваю, либо они застревают в списке и обгоняются уже переведенными.

Несколько месяцев назад со мной связался Михаил Иванов и обрадовал предложением протестировать Smart Reading. Пока просматривал небольшой тогда еще список саммари с пометкой «Впервые на русском», понял, что хочу попробовать и другие саммари. Почти все, кроме нескольких специализированных спортивных конспектов и пары домострой-книжек, которые, честно говоря, подпортили впечатление. Собственно, из-за этого желания прочесть-почти-все тестирование сервиса у меня превратилось в долгоиграющую историю.

Для чистоты эксперимента прочитал и саммари уже знакомых мне книг — хотел сверить впечатления и освежить материал для себя. Результат меня порадовал, конспекты совпадали с моими впечатлениями о книгах. «Науку сна» Рэндала, например, достаточно читать в виде саммари. Понравились отжатые от лишней воды версии «Пути художника» и «Переломного момента».

Передумал читать пару книжек, которые хотел. Часть отодвинул на попозже в списке чтения. Некоторые наоборот не хотел читать, а после саммари стало интересно. Например, список пополнился биографическими «Мои годы в GE», «Магазин Всего: Джефф Безос и эпоха Amazon» и даже «Моя жизнь, мои достижения» Генри Форда.

Короче говоря, саммари помогает получить от книжки пользу еще до ее прочтения. Можно понять, стоит ли вообще читать, если саммари совсем оттолкнуло. Выбор книг хороший.

Если в коллекции сервиса будут регулярно и часто появляться книги с тегом «впервые на русском», буду продлевать подписку.

Кстати, вы можете попробовать Smart Reading и прочитать 4 саммари бесплатно, нужно лишь зарегистрироваться.

Сейчас-сейчас помидорка

pomodoro помидоро таймер

Одно из полезных применений помодоро-таймера для меня — контролировать моменты, которые «сейчас-сейчас».

Когда «сейчас-сейчас доделаю и пойду», «чуть-чуть и переключаюсь на следующую задачку» или «еще пару постов дочитаю и спать» и все такое. Ведь, ясное дело, доделываемая задачка может затянуться, а «пара постов» обычно распускаются лепестками новых вкладкок браузера.

Придумал себе простой трюк, прозвал его «сейчас-сейчас помидоркой». Ловлю момент, когда я решил, что «сейчас-сейчас». Ставлю таймер на 5 или 15 минут. Когда звенит — закрываю ноут. Или переключаюсь на другую задачку.

Срабатывает. Но только если по-честному обещать себе, что звоночек таймера на самом деле значит «стоп». Удобно для тех, у кого уже есть любимое помодоро-приложение, в них 5 и 15 минут это стандартные промежутки отдыха.

А если хочется еще «чуть-чуть» — всегда можно зарядить «чуть-чуть помидорку».

Google Art Project

Хром-расширение Google Art Project прижилось.
Показывает в новой вкладке картины из их коллекции.

Обнаружил, что стал рассматривать картины с бóльшим вниманием, чем обычно.
Хотя, казалось бы, в новом табе появляются они ненадолго.
Натюрморты пока перематываю. Пейзажи начали умиротворять.
Только вот граффити подобраны какие-то неудачные совсем.

Evernote + Alfred + AppleScrpit: надстройка горячих клавиш для удобного GTD ревью и связка с Things

alfred evernote applescript ревью

десктопный клиент не дает мне возможности настроить сочетания клавиш. Те, что есть по умолчанию — неудобные, казалось, что они отнимают время.

Мне хотелось, чтобы по шорткату запись, которую я вижу на экране, получала один из нужных тегов и улетала в другой блокнот.

Сейчас во время первичной обработки материалов, я помечаю их тегами ‘2read’, ‘2listen’, ‘2surf’, ‘2watch’ или загадочным ‘2understand’ и перемещаю из блокнота ‘Inbox’ в блокнот ‘Processed’. В этом блокноте заметки уже ждут лучших времен, когда я обработаю их внимательнее и перемещу в ‘Reference Materials’.

Дошло до того, что я загуглил альтернативные эверноут клиенты. Другие клиенты все оказались жуткими и ничего, кроме декоративных деталек (вроде маркдаун разметки) там не обнаружилось. Alternote не помог. Metanota спугнула своим сайтом.

Тут случилось прозрение — зачем нужен другой клиент, когда можно «починить» этот? : ) Гугл запрос переориентировался на приложения, которые помогут сделать хоткей и скрипты, которые помогут перекладывать заметки.

Evernote + Alfred + AppleScript

Решением оказалась связка Alfred + AppleScript. Подозреваю, с Alfred можно делать еще много крутых штук, но решил решать все по мере поступления. Теперь с бóльшей жадностью отслеживаю повторяющиеся рутинные задачки.

В Alfred нужно создать новый workflow и туда добавить сочетания клавиш (Плюсик справа сверху > Triggers > Hotkey) и экшны запуска эпплскриптов (Плюсик > Actions > Run NSAppleScript). Потом нужно связать хоткеи с экшэнами:

И вот та самая магия — такой код берет текущую запись, привязывает к ней тег ‘2read’ и переносит в блокнот ‘Processed’:

tell application "Evernote"
		set noteName to selection
		assign tag "2read" to noteName
		move noteName to notebook "Processed"
	end tell

Мысль о том, что нехватака таких хоткеев отнимает время подтвердилась на ближайшем же ревью, управился за гораздо меньший срок, с гораздо большим удовольствием : )


Evernote + Alfred + AppleScript + Things

Об этом всем я написал твит, на связь вышел Данил Польшин, упомянул приложение Swipes, которые пытаются перекинуть мостик из evernote в todo-листы. Но Даня, как и я привык к Things, хоть и был полон решимости затестить Swipes. Задачка привязать Things к Evernote решилась тоже почти идеально. Вытащить каждый todo-элемент из заметки и сделать из него отдельный таск в Things не получилось (хотя, подозреваю, и это возможно), а вот остальное — в лучшем виде.

Помогла толковая документация по AppleScript для Things и парочка форумов.

Скрипт берет текущую заметку, копирует её название и делает из него название таска в Things, в описание таска кладет ссылку на заметку, причем не на веб-версию, а на окошко в десктопном клиенте. Таск приходит в папку Inbox в Things с тегом ‘evernote-todo’:

tell application "Evernote"
	set _sel to selection
	if _sel is not equal to {} then
		set aNote to first item of _sel
		set aNoteName to title of aNote
		set aNoteClassicLink to note link of aNote
		set aNoteClassicLinkUrl to "[url=" & aNoteClassicLink & "]" & "Watch in Evernote" & "[/url]"
	end if
	
end tell

tell application "Things"
	set newToDo to make new to do with properties {name:aNoteName, notes:aNoteClassicLinkUrl}
	set tag names of newToDo to "evernote-todo"
end tell

GTD и Evernote

Этот пост — первая версия поста про мой опыт использвования GTD вообще и в связке с Evernote. Будет дополнятся, украшаться, чиниться, пополняться советами и ответами на вопросы. (9.04.2014)

Сейчас продолжаю использовать Evernote как базу знаний, но для ведения списков дел использую Things. Подробней про то, как вести список дел рассказываю регулярно на своих вебинарах (27.11.2016)

GTD

Сегодня, кажется, не осталось человека, который пользуется Интернетом и не видел сокращение GTD.

Главная Книжка Про GTD под названием «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» у меня в списке к прочтению была, наверное, с университетских времен. Всё это время я, разумеется, про неё забывал, отвлекался на другое, откладывал, дела как-то делались сами собой, стресс не накапливался, а обложка книжки напоминала заграничные сайты конца 90-ых.

Пару месяцев назад книжка наконец была прочитана и на следующий же день я начал вкручивать принципы gtd в свои повседневные процессы. Оказалось, к слову, что книга написана адекватным, живым языком, с приятными отсылками к восточным мудростям (правда, в виде боевых искусств).

К слову, про боевые искусства. Аллен на выступлении в Google упоминал, что знать GTD — это примерно, как знать какое-то боевое искусство — и приводил аналогию с прогулкой по темной подворотне, когда на тебя неожиданно выпрыгивают какие-нибудь негодяи, но ты знаешь, что делать на уровне рефлексов. Вот отношение к задачкам, прилетающим снаружи на уровне рефлексов придется повоспитывать, но потом будет легко и приятно.

Одна из основных мыслей GTD — все задачи, мысли и прочее надо выгружать из головы в некую внешнюю систему. Инструментарий может быть любым, главное, чтобы все записи хранились в одном месте и чтобы в них можно было быстро добавить новую запись и быстро найти и извлечь старые. Аллен на том же выступлении в Google шутит, что мол хоть на руке записывайте — главное, чтобы места хватило и не смылось : )

Моим инструментом стал Evernote. До прочтения книги у меня было там даже два аккаунта, оба, разумеется, в состоянии текстовых помоек, без какой либо разумной категоризации, с робкой попыткой ввести какие-то теги. Скриншотов, к счастью, не сохранилось.

Инбокс и этапы переработки информации

Первым делом, как и написано в книге, я просто сделал Inbox, свалил в одну гору все заметки из обоих акканутов, прибив теги. Туда же отправились закладки из браузера и письма, отправленные самому себе. До того, чтобы разгрести Pocket и Delicious (о котором я, честно говоря, и вспомнил-то недавно) дело пока не дошло, но всё впереди.

После того, как получилась гора в Инбоксе, нужно понять, что с ней делать. Вообще говоря, в GTD есть пять шагов достижения контроля: 1. Capture. Всё нужно записать. Вообще всё. Записывать и сбрасывать в Инбокс. 2. Clarify. Всё нужно прояснить. Что значит запись «Напомнить Сереже» или чей-то номер телефона, который даже не подписан? Нужно или с этим что-то делать? Или может уже давно пора выбросить? 3. Organise. После того, как мы прояснили каждый пунктик нужно их правильно разложить по проектам, типам, дополнить тегами и так далее, чтобы был порядок. 4. Review. Всё это записанное добро надо регулярно просматривать заново, актуализировать. Для этого придуман Weekly Review, когда в конце каждой недели нужно садиться и приводить систему в порядок, но вот это, к слову, одна из самых сложных привычек. 5. Engage. Когда всё ясно и разложено по местам — можно начинать справляться с делами. Для этого в GTD задуман хороший трюк, который называется «Next action».
Растет он из того, что нам обычно сложно начать что-нибудь делать, особенно, когда задача звучит как «Написать диссертацию», потому что мы не понимаем, что нас ждет, и этой задачи попросту избегаем. Если бы мы сформулировали сначала декомпозицию работ (пусть даже грубую), а потом выписали бы в to-do только ближайшее малое действие, например «Написать план диссертации» — всё было бы гораздо проще и приятнее. (Кстати, про важность плана в диссертации недавно было на Постнауке )

Итак. Следующий этап — разгрести этот объемистый инбокс. В GTD для этого придумана удобная схема:

Ух, что-то много получается пересказа книги. Перейду лучше к практическим советам про то, как устроить Evernote для

GTD + Evernote: старт

Только я приготовился ринуться в бой с завалами заметок, как понял, что еще не придумал, как именно я организую систему блокнотов и тегов в Evernote, согласно книге GTD.

Грубо говоря, есть два подхода: на блокнотах и на тегах.

В коротенькой электрокнижке «Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote» в самом конце немного рассказывается об этих разных подходах, но мне больше помог сайт Afterthebook.com , на котором в формате видеоуроков рассказывают как именно подготовить Evernote к работе с GTD. Так я за один вечер наглядно понял, что моя гипотеза про то, что мне больше подойдет тег-ориентированный подход — верная и тут же все настроил и принялся разгребать Инбокс.

GTD + Evernote : Структура блокнотов и тегов

Как меня и научили на сайте Afterthebook.com, я создал три блокнота: 1. !Inbox 2. Processed 3. Reference Materials и дополнил его еще на всякий случай блокнотом Temp. (Сейчас я его, например, использую для того чтобы в нем вести заметки по ходу просмотра какого-нибудь видео, потом пуляю результат сразу в Inbox или есть ли успеваю сразу по уму расставить теги — в Рефренсы)

Верхний уровень системы тегов у меня выглядит так:

Обратите внимание, удобно ставить символы перед тегами, которые используются часто и отвечают за структуру — так проще будет быстро их ставить. В одном блоге видел даже, как человек объяснил себе символы мнемоническими трюками, например «=» напоминает ему список дел, поэтому этот символ он (как, впрочем и я теперь) использует для проектов.

В теге Год у меня подтеги двух типов: просто год для дел, которые я делаю (например: завершил проект, прочел книгу, послушал альбом) и годы релизов книг, альбомов и фильмов вида Релиз-2011, Релиз-2012 и т.д. Таким образом, можно будет когда-нибудь сесть и проверить сколько альбомов, выпущенных в 2014 году я прослушал в 2014 году.

Тег Месяц работает аналогично, только никаких дат релизов тут уже нет, не нужно так заморачиваться : )

Тег Статус вещей завелся у меня прежде всего из-за тегов «Прочитал», «Послушал», «Сделано», «Купить» и подтега «Оценки» (где лежат теги вида 1/5, 2/5, 3/5, 4/5, 5/5) — для оценки прочитанного, прослушанного, а там, глядишь, и сделанного.

Тег Тип данных включает в себя пока что тестовый набор тегов, которые призваны определить информацию, которая хранится в каждой заметке Evernote. Например: Tips для коротких советов, Адреса, Заметки, Картинки, Фото, Контакты, Скриншоты, Цитаты и так далее. Нужно для того, чтобы в связке с тегами из раздела Reference я мог, к примеру, легко найти все шутки про программистов (теги Юмор и Программирование) или все фотографии ленивцев (теги Фото и Ленивцы).

Тег Контекст я использую немного по-своему — @Вне дома нужен для дел, которые нужно сделать в других городах. @Источники — для сайтов, где обнаружил интересную информацию (мне важно помнить откуда получаются интересные штуки).

Подтег @Люди содержит еще ряд подтегов @Знакомые, @Персоны, @Коллеги. Первый нужен для того, чтобы помнить кто из знакомых мне что-нибудь посоветовал, чтобы потом поделиться впечатлениями или находить заметки, связанные с ними. @Персоны включают в себя гору тегов с фамилиями разных писателей, ученых, блоггеров и иже — чтобы тегать цитаты, статьи и т.п. @Коллеги нужны, чтобы помнить с кем из коллег что обсудить. Постепенно таким образом я прибью не очень удобно работающий для меня тег @Повестка дня.

Тег @Магазины, понятное дело, помогает книжным магазинам, в которых я оказываюсь, получить больше денег : )

Тег ^Читательский дневник нужен для того, чтобы в одном месте хранить заметки, которые я делаю по ходу чтения книг, либо даже сфотографированные страницы (так, порой, быстрее). Соответственно, есть подтеги вида ^Название книги.

Теги Feets сделаны почти прямо по книге.

В 0ft — Runway хранятся мелкие задачи. »+1. Next Actions» — следующие действия, по сути — мой to-do лист теперь. В »2. Waiting» — задачи, в которых мяч на чужой стороне поля, задачи, в которых я что-то жду от других людей. »3. Checklists» хранят списки, у меня пока что используются для музыкальных и СМИ-сообществ, которые я убрал из френдлент в соцсетях, но хочу регулярно проверять. Тег »4. Read/Review» состоит из тегов, которые работают для блокнота Processed. Работают так: в Инбоксе у меня лежат каждый день горки статей, фильмов, книг, видеороликов и вообще чего-то этакого. Когда я перекладываю эти заметки из Inbox в Processed я присваиваю 2read тому, что нужно прочесть (и тег «Книга», если это книга), 2watch — тому, что нужно посмотреть (и теги Презентация или Фильм, если.. ну сами поняли), 2surf — ссылкам, 2understand — чему-то неопределенному (последнее время там чаще всего схемы, с которыми я хочу разобраться) и 2listen — для музыки, которую нужно послушать.

Тег Completed tasks для меня пока не работает. Рабочие задачи у меня летают довольно бысто и динамично, недельные ревью я последнее время делать не успеваю, к своему стыду и таким образом, тег пустует.

Тег Someday/Maybe наоборот потихоньку заполняется мелкими приятными задачками, которые я, возможно, когда-нибудь сяду и сделаю.

Тег Проектов организован аналогично тегу Взлетной полосы, только вместо задачек — проекты. Перед проектами, которые в работе — ставлю знак «=», так удобнее.

Тег Areas of Focus содержит подтеги, которые начинаются с символа «&». Здесь у меня есть тег с названием компании, где я работаю, соответственно этот тег в связке с тегом «+Next actions» даёт мне рабочий ту-ду лист. Плюс здесь хранятся теги по сферам моих интересов в профессиональном и хобби смысле, например теги &Туризм, &Управление проектами или теги музыкальных групп, где я играю.

30.000 футов и выше для меня пока что не работают, но постепенно к ним подбираешься, исходя из мелких задач, как Аллен и обещает в книжке и на выступлении в Google. Не надо торопиться их заполнить. Настанет время — сами заполнятся. Одно из прекрасных ощущений в работе с GTD как раз заключается в том, что вы постепенно будете настраивать инструмент под себя, замечать как удобнее, как нет, видоизменять систему тегов, способы ведения заметок и в итоге, чувствую, наступит окончательный кайф продуктивности и спокойствия , )

Наконец, тег Reference сейчас представляет собой просто длинный список подтегов по темам. Позже буду группировать их, сейчас пока набираю разные теги, чтобы понять, как их группировать.

Алфавитный указатель, который советует Аллен, для меня не сработал. Поэтому называю вещи своими именами : )

Несколько мыслей вдогонку

  1. «Пока вы не решили, что с этим делать, это оно владеет вами, а не вы им».
  2. Один из важных моментов — понять, что вся входящая информация действительно делится на условные задачки, которые требуют какой-то работы и на справочные материалы, которые просто должны быть под рукой.
  3. Очень важно, чтобы вам было удобно работать с инструментом. Чтобы действительно пара секунд записать, пара секунд найти. Если для этого не подойдет Evernote — лучше найти другой инструмент, а не бросать затею.
  4. Сортировать удобно таким образом, что сначала из Инбокса задачи попадают в Processed с определенными тегами действий (как упомянутые выше 2read, 2watch), а потом уже уходят в Refernce Materials с более точными тегами. Это поможет быстрее расправляться с Инбоксом. Если есть время и заметок немного — можно пробовать сразу навешивать точные теги, которые потом доводить до ума после отработки заметки.
  5. Первые пару недель сосредоточьтесь на привычке все записывать и сортировать. Не переживайте, что выполнение может подкачать, что система тегов несовершенна. Главное — научиться выгружать задачки и мысли из головы в Evernote. И только в него. Откажитесь от других приложений, где вы хранили инфу. Бумажки с записками регулярно переписывайте в Evernote. Вся информация — в одном месте, это важно.
  6. Потом догонит ощущение того, что важна фокусировка и ревью. Фокусировка, чтобы справляться с текущим to-do, а ревью, чтобы чувствовать систему. И с тем, и с другим будут проблемы, но не сдавайтесь.
  7. GTD такая штука, которой легко начать и очень легко с неё соскочить. При этом так же легко запрыгнуть обратно. Если вдруг вы неделю не пользовались Evernote для приведения дел в порядок, а потом вспомнили — просто начните снова. Это не страшно и даже увлекательно снова расчищать забитый Инбокс ,)
  8. У Дэвида хорошее определение работы: «всё, что нужно сделать, но это еще не сделано — это работа». У меня благодаря такому пониманию пропало деление на «меня на работе» и «меня вне работы» с ту-душками, я понял, что я у себя один и работу, которую мне нужно делать будь то закончить презентацию или вкрутить лампочку можно делать спокойнее и равномернее. Сразу получается начинать искать баланс.
  9. Опять же об инструменте. Очень важная мысль в том, что вы должны доверять системе, которую вы построите на базе любого инструмента. В идеале это вот все действиетльно станет вашим внешним мозгом, внешней памятью. Поэтому должно быть очень удобно, очень понятно, очень комфортно.
  10. Еще одна цитата Аллена вдогонку: «Самое главное для внутреннего спокойствия — освобождение разума и готовность ко всему»

*

Буду рад ответить на ваши вопросы, которые могут возникнуть после прочтения статьи (или в процессе). Пишите мне на почту max.cherepitsa@gmail.com или в комментарии здесь.

Если заметили опечатки, неточности, что-то просто режет глаз или отвлекает от основной мысли (у меня бывает) — тоже давайте знать. Спасибо!