Перенос задач из Things драг-н-дропом

things

В Things, оказывается, есть драг-н-дроп в текстовые редакторы. Можно выделить нужные задачки и перекинуть их в текстовое поле, просто перетащив мышкой.

Мне сейчас полезно, когда я часть старых задачек-на-потом перетаскиваю в the brain, чтобы они под руками не мешались. Оттуда потом скопировал-вставил и готово.

Еще может быть полезно, если разом затеваетесь делегировать пачку задачек кому-то другому.

Если одну задачку из Things взять и перетащить на поле создания карточки в Trello, сразу создастся новая карточка с названием things-таска.

 

Гипотезный Набор 3 или как формулировать гипотезы

Собирал снова новую полезную информацию по проверке гипотез, обнаружил классный короткий алгоритм Hypothesis Kit, сформулированный толковой компанией людей, работающих с гипотезами в таких компаниях, как SkyScanner, Booking.com, Unbounce.

Классный тем, что нужно просто подставлять в выделенные скобочки ваши данные, а потом проверять гипотезу, опираясь на эти ваши записи.

Сделал перевод:

Простой вариант

1. Так как мы видели (такие-то данные/такой-то фидбэк)

2. Мы ожидаем, что (такие-то изменения) приведут к (таким-то результатам)

3. Мы измерим эти результаты (такой-то метрикой)

Продвинутый вариант

1. Так как мы видели (такие-то качественные и количественные данные)

2. Мы ожидаем, что  (такие-то изменения) для (такой-то генеральной совокупности) приведут к (таким-то результатам)

3. Мы ожидаем увидеть (такие-то изменения метрик) за период в (x бизнес циклов)

Авторы и соавторы алгоритма: Craig Sullivan, Colin Mcfarland, Lukas Vermeer, Rik Higham, Doug Hall, Michael Aagard и др.

Фильтрованная почта: идеи фильтров Gmail для поддержания порядка в ящике

Чтобы почтовый ящик Gmail не превращался в свалку или превращался в свалку медленнее, можно настроить фильтры, которые будут автоматически перекладывать письма по придуманным вам схемам.

Bдея в том чтобы либо сразу не видеть несрочные письма, либо видеть их в отдельном теге и обрабатывать пакетно.

Собрал несколько идей-рецептов, как можно расчистить свой ящик без хлопот при помощи фильтров:

Рассылки

Первые кандидаты в фильтрацию — рассылки.

Можно быстро перекидывать их все в отдельную папку, использая поиск по ключевым словам ‘Unsubscribe’ или «Отписаться» — в большей части приличных рассылок есть такие слова в подвале.

Либо, как вариант, разделите рассылки на несколько папок по частоте просмотра, например любимые рассылки в одну папку, те, что на пробу — в другую.

Рекламные рассылки от Booking, авиакампаний и прочее можно переправлять в архив мимо этих папок. Надо будет — найдете поиском.

Счета и биллинг

Платите за разные сервисы? Настроили автоплатежи? Письма со счетами мне привычно хранить, но отвлекаться на них в инбоксе не хочется.

Можно сделать общий фильтр с формулировками в духе ‘Receipt’ или ‘Billing’ в загловоках писем, который будет сразу фильтровать ваши чеки за Itunes, Bookmate, Spotify, whatever.

Трекинг

Если часто заказываете что-то по почте, можно так же автоматически перепрятывать письма со статусом трекинга по ключевым словам ‘Tracking’ и ‘Shipping’ в заголовке. Убедитесь, правда, для начала, чтобы финальное письмо о доставке не содержит этих слов в заголовке, а то пропустите посылку.

Доменный фильтр

Если получаете много писем от какого-нибудь сервиса, с одного доменного имени, но с разных ящиков, удобно сделать фильтр-со-звездочкой. Например, все письма от Амазона легко собрать в один фильтр по запросу ‘*@amazon.com’

Письма с аттачами

Если нужно быстро выцеплять письма, в которых что-нибудь приложено, можно навесить на них такой тег при помощи поисковой строки ‘has:attachment’. Тогда любое письмо, в котором есть приложение, неважно джипег там или док-файл, будет попадать под это условие.

Если хочется делить аттачи по типам файлов, то можно так и сделать: просто указать расширение файла при помощи запроса ‘filename:’. Например, фильтр для поиска писем с джипегами или гифами выглядит так: filename:jpg | filename:gif

Между надо и хочу: lean-подход к жизненному балансу

В колесе баланса, как инструменте балансировки жизни меня смущает два момента: там либо есть «предустановленные» сегменты и тогда получается, что кто-то другой твою жизнь поделил на области, либо предлагают придумать свои области с нуля и тут можно впасть в ступор, если до этого не пробовать таким образом обращать на себя внимание.

Простые примеры: многим моим атеистичным знакомым и клиентам сложно придумать, что именно размещать в предлагаемый в западных книжках блок «Духовное». Приходится подключать широту взглядов и выдумку и какое-нибудь «время с самим собой» туда класть или философию. А в случае с пустым колесом баланса не очень-то понятно как прозвать вот это вот самое, чем давно хотелось бы заниматься, но даже непонятно, как это назвать, но при этом это не хобби, и не работа, но как-то и … Ну, вы поняли.

Вытягиваем области жизни

Меня поддерживает идея из нарративной практики о том, что экспертами в наших жизнях можем быть только мы сами, поэтому предлагаю и к жизненному балансу подойти в соответствии с этой идеей: вытянуть области жизни из своих собственных списков дел и желаний.

Получается этакий lean-подход: берем все, что нам нужно сделать, потом все, что нам хочется сделать, сортируем, придумываем названия, которые подходят нам самим и вперед. А в момент, когда начинает казаться, что жизнь как-то поменялась и области какие-то другие стали, и баланс нужен какой-то новый — снова выписываем списки, придумываем названия и так пока не надоест.

Что можно сделать?

Напишем под таймер два списка, а потом рассортируем на несколько безымянных колонок, которым потом придумаем названия и именно эти названия могут оказаться подходящими для областей вашей жизни.

1. Заводим таймер на 30 минут. Пишем в пустой файл или лист бумаги все-все-все мысли на тему того, что вам нужно сделать: начиная от рабочих задач, обещаний, начатых пет-проектов и заканчивая покупкой бутылки молока в магазине.

2. Снова заводим таймер на 30 минут. В новый файл или на новый лист бумаги выписываем все, что хочется сделать. Все на что не хватает времени, не решались, не придумали до конца и так далее, все хотелки.

(Про оба этих таймерных списка еще такая мысль: если захочется продолжить после того, как прозвенит таймер — ок. Если успеете до — постарайтесь повспоминать, всегда что-нибудь да вспомнится)

3. Берете третий листок или заводите таблицу в электронном файле на несколько колонок. Давайте договоримся, что колонок будет не меньше 3 и не больше 12. Меньше трех маловато, а больше 12 не стоит, ну, because of reasons (можете, если хотите, но потом будет сложнее балансировать). Колонки потом можно будет добавить, если очень захочется или убавить, если останутся лишние. Повторюсь: чем меньше колонок, тем проще потом будет с ними управляться. Колонки никак подписывать не нужно.

4. Берете первые два списка и одно дело наугад оттуда переписываете в первую безымянную колонку. Потом берете следующее дело и сверяете с делом в первой колонке. Если они похожи и могут быть в одной области вашей жизни, то кладите в ту же колонку. Если отличаются — кладите во вторую. Потом берете третье дело. Подходит в первую колонку? Туда. Не подходит? А во вторую? Тогда туда. Никуда не подходит? Заводите в третью. И так с каждым делом из списка.

Как понять подходит одно дело к другим или нет? Вам решать. По вашим ассоциациям. У дизайнера-фрилансера, например может получится одна колонка со всеми-всеми проектами, которую он потом назовет «Работа», а может получится три разные колонки по именами заказчиков, с которыми он регулярно работает. Как удобнее вам — так и группируйте.

5. После того, как раскидали дела по колонкам, просмотрите получившиеся колонки и обратите внимание на то, что объединяет дела в этих колонках. Дайте им соответствующие названия, понятные вам.

Если вам нравится делать все в гугл-табличках, то вот вам готовый шаблончик.

Что потом?

Один из способов регулярно оставаться на связи с получившимися областями жизни — добавить их в ваше приложение для ведения списка дел. Создайте проекты (или области, если позволяет интерфейс), соответствующие частям вашей жизни и раскидайте задачки, которые у вас уже есть в списке дел по этим областям. Новые задачи тоже добавляйте в эти же проекты.

Так вы сможете каждый день видеть их в вашем Todoist, Things, Wunderlist или другом приложении, в начале дня выбирать задачи, соответствующие важным для вас областям жизни, а в конце дня или недели точно проверять, как у вас идут дела.

ps:
если понравился этот способ, проверьте еще метод 100 вопросов и метод 100 стикеров

Flowstate

flowstate

Решился попробовать приложение Flowstate и остался доволен. Суть видна на гифке сверху: заряжаешь таймер на N минут и пишешь, но как только перестаешь печатать текст, программа засекает 5 секунд и после удаляет все, что ты только что написал. Если успеть начать печатать снова — ничего не удалится.

Долго не хотел пробовать приложение, казалось, что будет нервировать. Потом придумал два варианта: пописать в нем утренние страницы и черновики статей.

Благодаря приложению обнаружил, что во время утренних страниц несколько раз за сессию задумываюсь и залипаю посмотреть в окно как раз таки на несколько секунд — раз, тянусь в гугл проверить что-нибудь, что по пути придумал — два. Раньше мне казалось, что это происходит реже, а тут приложение не дает терять бдительность. По ощущениям вместо нервности наоборот какая-то приятная фокусировка на дневниковой записи.

Перед тем, как писать черновик статьи во Flowstate выписал тезисы без таймера, а потом уже под таймер и в приложении разворачивал каждый тезис подробнее. Тоже получилось интересно: быстрее проскакивал места, в которых не уверен и не успевал отвелкаться на внутреннего редактора там, где контента было достаточно. В итоге получилась статья для Perito Burrito про то, как вернуться из отпуска с идеями.

Скачать можно тут: http://hailoverman.com/flowstate
Приложение только для mac/ios. Есть виндовый/веб аналог: write or die.

Что такое помодоро таймер

помодоро таймер

Помодоро-таймер — это когда заряжаешь таймер минут на 25, делаешь задуманное заранее дело, а потом 5 минут отдыхаешь. Потом заново.

Придумал такой способ в 80-ых годах итальянец Франческо Чирилло, тогда он, согласно легенде, еще учился в университете и хотел справляться с учебой пососредоточенней. Название получилось в честь кухонного таймера в виде помидорки.

Сейчас у Франческо своя консалтинговая фирма, а способ разросся в The Pomodoro Technique со своей философией и трюками.

Есть ребята, которым комфортно работать по помидоркам целый день, выдерживая темп. Я предпочитаю использовать таймер под настроение.

Мне больше всего нравится в помодоро-таймере два момента: он провоцирует формулировать небольшие задачки и напоминает о том, что никакая задача не длится целую вечность.

Небольшие задачки

Ограничение в 25 минут довольно прозрачно намекает на то, что задачку нужно сформулировать такую, чтобы успеть её выполнить за отведенное время. Таким образом, мы ловим минимум два положительных эффекта сразу.

Во-первых, приходится поточнее сформулировать именно небольшую задачку. То, что до этого момента было у вас записано как один пункт списка дел, в этот момент может стать двумя, тремя, а то и всеми пятью отдельными задачками. И с каждой из них будет попроще справиться.

Во-вторых, есть вероятность, что через некоторое время вы научитесь замечать небольшие результаты — каждая такая маленькая выполненная задачка в момент выполнения будет вызывать приятные ощущения. Это вместо того, чтобы утром впрягаться в нечто большое и недоформулированное и вечером выдыхать в бессильном состоянии.

Не-вечность

Неприятные и непонятные задачи имеют обыкновение казаться вечными. Садитесь за нее, и тут же возникает мысль, что придется делать ее гораздо дольше, что все будет гораздо сложнее и непонятней, и все это будет длиться… вечность? С таймером все чуть проще. Вечность будет длиться 25 минут. И в моменты, когда захочется катапультироваться из процесса, можно себе об этом напомнить.

Кстати, не обязательно заводить таймер именно на 25 минут — можете подстроить отрезок под себя: ставьте 15 минут или 45. Главное, чтобы меньше часа.

Аэропресс

аэропресс

Кофе сейчас интересней, чем когда-либо. На эту мысль я натыкаюсь, кажется, каждый раз, когда гуглю что-нибудь про «третью волну». Не знаю, как там было когда-либо, но мне сейчас точно интересно: разное зерно, разные вкусы и ароматы, разные способы приготовления!

Завёл дома аэропресс и словил такой восторг от использования, что решил поделиться с вами.

Что такое аэропресс

Аэропресс — инструмент для приготовления кофе. Его относят к так называемым «альтернативным способам» приготовления кофе.

Выглядит устройство как насос из тёмного полипропилена. Он состоит из нескольких простых деталей, три из них собираются в сам, собственно, аэропресс, а часть из них — вспомогательные, вроде ложечки для перемешивания, воронки и ложечки для дозирования кофе. В процессе использования весь этот набор кажется просто прямо чудом инженерной мысли. Даже не ожидал такого, когда наблюдал за тем, как аэропресс мне готовили бариста в кофейнях.

Как заваривать кофе в аэропрессе

Вот схема-инструкция, вложенная в коробку:
как готовить аэропресс

Вынимаем поршень из колбы, укладываем бумажный фильтр в крышечку, закручиваем, перемалываем кофе и засыпаем в колбу ложечкой или через воронку, встряхиваем колбу, заливаем чуть остывашей водой, размешиваем 10 секунд, вставляем поршень и продавливаем его в чашку. Готово. На все про все уходит несколько минут.

Отдельный кайф — то, как устройство чистится. Видите там в правом нижнем углу инструкции момент про «всегда очищайте устройство сразу после использования (да, даже до того, как глотнете кофе)»? Когда прочел этот пункт первый раз, подумал: «Ну вот! Ритуал как-то становится прозаичней», но, как только попробовал, понял, что зря расстроился. Никогда не сталкивался с тем, чтобы кофе-девайс было так удобно чистить. Достаточно просто открутить крышечку и продавить поршень до конца — кофе просто выпадет из колбы. Изобретатель говорит, что такая чудо-очистка — случайность.

Кстати, об изобретателе. Спроектировал Аэропресс человек по имени Алан Адлер, специалист в области аэродинамики и конструктор проапгрейженной фрисби, которая называется Аэроби.

В своем интервью Адлер рассказал, что бумажные фильтры можно использовать несколько раз, что он удивлен чемпионатам по аэропресс-приготовлению кофе, поворчал про перевернутый способ приготовления, и что самая частая ошибка при готовке таким способом — слишком сильно давить на поршень.

Таблица «Как понять, что делать»

С желанием делать разные классные проекты бывают две проблемы: кажется, что идей совсем нет или идей наоборот так много, что не ясно за что браться.

Обе проблемы, разумеется, щедро приправлены различными тревогами и переживаниями: «время идет, а я не делаю», «делал бы, если бы было время», «а вдруг не получится», «стоит ли проект того вообще», «то ли я делаю»… Ну, вы можете сами продолжить список. Кстати, какие переживания у вас на эту тему обычно?

Согласитесь, если идей много, то нужно каким-то образом выбрать какие делать прямо сейчас, с каких начинать. У некоторых получается делать это интуитивно и не переживать, некоторым нужно какое-то подобие рационального объяснения. Я из вторых.

В случае, если идей нет, надо бы их откуда-то насобирать, а тут всего два варианта: придумать самим или натаскать у других. Но в итоге-то тоже получится много идей, и из них нужно будет выбирать.

Короче, оба этих «не ясно за что браться» можно попробовать победить при помощи одного инструмента — таблички:

как понять что делать

Работает так. Скачиваете шаблон таблички. Засекаете 15 минут (или больше) и записываете в колонку «Идея» все, что приходит вам голову из тех вот самых проектов, которые надо бы делать. Если вам кажется, что таких проектов нет, то за эти же 15 минут можно какие-нибудь придумать.

Из каждого пункта этого списка можно выписать ближайший шаг в соседнюю колонку — так вы оставите себе меньше пространства для Прокрастинаторского Маневра. Например, у вас сейчас может возникнуть идея «О, надо попробовать такую табличку», вы записываете ее в табличку, а ближайшим-то действием будет «Засечь 15 минут и выписать свои идеи проектов в первую колонку». Это, считайте, готовая колонка задачек для вашего списка дел.

Кстати, я подробно рассказываю о том, как формулировать задачки, на своем бесплатном вебинаре.

А дальше в примере есть четыре колонки, которые меня, например, успокаивают и дают приятный эффект «ок, ну я же решил сейчас делать этот проект, в табличке проверил».

Колонки называются «Эффект», «Уверенность», «Легкость». В каждой из них предлагаю ставить число от 1 до 5. В колонке «Сумма» они будут автоматически суммироваться.

В колонку «Эффект» пишите 5, если вам кажется, что идея окажет прямо суперский эффект, если сработает, и 1, если эффект будет, но будет небольшим.

В «Уверенность» пишите 5, если вы почему-то уверены, что идея — верняк. Хорошо, если под этим «почему-то» есть какие-то основания: исследования, чей-то опыт и все такое.

В «Легкость» пишите 5, если реализовать идею — раз плюнуть, и 1, если придется превозмогать. Обратите внимание, тут обратная шкала.

Колонки, ясное дело, очень субьективные, и оценки в них вообще, скорее всего, будут зависеть от вашего настроения, поэтому, как вариант, каждый раз, когда вы будете просматривать табличку, проверять эти значения.

После того, как все заполнили, можно просуммировать значения в колонках и отсортировать по колонке «Суммы» свои идеи. Те, что окажутся сверху, можно брать и делать.

А еще можно добавлять свои колонки, раз они субъективные. У меня, например, добавлена колонка «Источник» — пишу туда, откуда идея взялась.  Если будете использовать табличку для бизнес-идей, можно завести колонки про деньги.

Хочу, короче, чтобы вы попробовали.

Ах да! Полезно еще, кстати, подумать придумать, вместо чего вы будете делать новый проект, но это уже в следующий раз как-нибудь обсудим. Принцип, который предложу, я подумываю, кстати, назвать именем дяди Федора, который из Простоквашино. Это так, чтобы заинтриговать и дать намек.

ps: Идею эту я, кстати, подсмотрел у гроухакера Шона Эллиса. Он называет эту модель оценки идей ICE (Impact, Confidence, Ease) и упоминает, что бывает еще PIE (Potential, Importance, Ease). Видите, как полезно подсматривать идеи. А ведь мог бы думать, что у меня нет идей, как определиться с ближайшим проектом!

Самый быстрый туду или контекстные меню Things, Wunderlist, Todoist и Omnifocus

fastest-todo

Туду-лист для меня — важный элемент моей «внешней памяти». Поэтому важно, чтобы задачки из головы попадали в папку «Входящие» максимально быстро и с минимальными усилиями.

Things, которым я сейчас пользуюсь для ведения списка дел, отлично справляется с этим запросом. Тут есть ‘Quick Entry’ — контекстное окошко, которое в любой необходимый момент выскакивает по глобальному сочетанию клавиш:

Когда выдумываю себе какую-нибудь новую задачку, сразу жму + Space и возвращаюсь к делу, которым занимался до неожиданного озарения.

К вечеру у меня во «Входящих» может оказаться под сотню задачек: не только идеи, но еще и посты, статьи, целые сайты, книжки, музыкальные альбомы, видео, лекции — все это одно за другим прилетает в приложение за секунды, нужные на то, чтобы отжать сочетание клавиш и сформулировать таск. Так привык, что сейчас даже пришлось смотреть на клавиатуру, чтобы вспомнить, какие клавиши я нажимаю

Магия: если добавлять еще одну клавишу к сочетанию и нажимать + Shift + Space, то в графе коммента автоматически появляется ссылка на текущую страницу в браузере:

Так у меня к фильмам и сериалам привязываются страницы Кинопоиска, Имдб или постов, откуда я о них узнал. К музыкальным альбомам или миксам — ссылки на Дискогс или на стриминг сервисы от Саундклауда до ВК. К книгам привязываю Озон ссылки или, опять же, посты с рекомендациями. К видео и лекциям, ясное дело, ютуб или вимео ссылки.

Кстати, не Things единым: похожие окошки еще точно есть в Wunderlist, Todoist и Omnifocus.

Шпаргалка:

Things: + Space
+ Shift + Space — с ссылкой из браузера

Wunderlist: Ctrl + + W или Ctrl + Alt + W

Todoist:
+ Shift + A или Ctrl + Alt + A

Omnifocus: + Space или Alt + Space

Smart Reading

У меня обычно не получается читать конспекты книг, написанные другими людьми. Чаще всего из-за дурацкого ощущения, что заспойлерю книжку. Или переживаю: вдруг автор не заметит то, что хотел бы заметить я. В этом году наткнулся на хорошее интервью Михаила Иванова, сооснователя издательства МИФ и основателя проекта Smart Reading, и проборомотал про себя «О, а вот это важная деталь, да» вот на этой фразе:

«Меня всегда расстраивала длительность процесса издания книг в России. С момента выхода книги на иностранном языке до появления ее на русском проходит несколько лет»

Тут же вспомнил, как ‘The Power of Habit’, записанная в список к прочтению, успела превратиться в русскоязычный томик «Сила привычки», пока я откладывал ее чтение. С англоязычными книжками у меня последнее время почему-то всегда так: либо начинаю читать тут же и за пару-тройку вечеров заканчиваю, либо они застревают в списке и обгоняются уже переведенными.

Несколько месяцев назад со мной связался Михаил Иванов и обрадовал предложением протестировать Smart Reading. Пока просматривал небольшой тогда еще список саммари с пометкой «Впервые на русском», понял, что хочу попробовать и другие саммари. Почти все, кроме нескольких специализированных спортивных конспектов и пары домострой-книжек, которые, честно говоря, подпортили впечатление. Собственно, из-за этого желания прочесть-почти-все тестирование сервиса у меня превратилось в долгоиграющую историю.

Для чистоты эксперимента прочитал и саммари уже знакомых мне книг — хотел сверить впечатления и освежить материал для себя. Результат меня порадовал, конспекты совпадали с моими впечатлениями о книгах. «Науку сна» Рэндала, например, достаточно читать в виде саммари. Понравились отжатые от лишней воды версии «Пути художника» и «Переломного момента».

Передумал читать пару книжек, которые хотел. Часть отодвинул на попозже в списке чтения. Некоторые наоборот не хотел читать, а после саммари стало интересно. Например, список пополнился биографическими «Мои годы в GE», «Магазин Всего: Джефф Безос и эпоха Amazon» и даже «Моя жизнь, мои достижения» Генри Форда.

Короче говоря, саммари помогает получить от книжки пользу еще до ее прочтения. Можно понять, стоит ли вообще читать, если саммари совсем оттолкнуло. Выбор книг хороший.

Если в коллекции сервиса будут регулярно и часто появляться книги с тегом «впервые на русском», буду продлевать подписку.

Кстати, вы можете попробовать Smart Reading и прочитать 4 саммари бесплатно, нужно лишь зарегистрироваться.