Фильтрованная почта: идеи фильтров Gmail для поддержания порядка в ящике

Чтобы почтовый ящик Gmail не превращался в свалку или превращался в свалку медленнее, можно настроить фильтры, которые будут автоматически перекладывать письма по придуманным вам схемам.

Bдея в том чтобы либо сразу не видеть несрочные письма, либо видеть их в отдельном теге и обрабатывать пакетно.

Собрал несколько идей-рецептов, как можно расчистить свой ящик без хлопот при помощи фильтров:

Рассылки

Первые кандидаты в фильтрацию — рассылки.

Можно быстро перекидывать их все в отдельную папку, использая поиск по ключевым словам ‘Unsubscribe’ или «Отписаться» — в большей части приличных рассылок есть такие слова в подвале.

Либо, как вариант, разделите рассылки на несколько папок по частоте просмотра, например любимые рассылки в одну папку, те, что на пробу — в другую.

Рекламные рассылки от Booking, авиакампаний и прочее можно переправлять в архив мимо этих папок. Надо будет — найдете поиском.

Счета и биллинг

Платите за разные сервисы? Настроили автоплатежи? Письма со счетами мне привычно хранить, но отвлекаться на них в инбоксе не хочется.

Можно сделать общий фильтр с формулировками в духе ‘Receipt’ или ‘Billing’ в загловоках писем, который будет сразу фильтровать ваши чеки за Itunes, Bookmate, Spotify, whatever.

Трекинг

Если часто заказываете что-то по почте, можно так же автоматически перепрятывать письма со статусом трекинга по ключевым словам ‘Tracking’ и ‘Shipping’ в заголовке. Убедитесь, правда, для начала, чтобы финальное письмо о доставке не содержит этих слов в заголовке, а то пропустите посылку.

Доменный фильтр

Если получаете много писем от какого-нибудь сервиса, с одного доменного имени, но с разных ящиков, удобно сделать фильтр-со-звездочкой. Например, все письма от Амазона легко собрать в один фильтр по запросу ‘*@amazon.com’

Письма с аттачами

Если нужно быстро выцеплять письма, в которых что-нибудь приложено, можно навесить на них такой тег при помощи поисковой строки ‘has:attachment’. Тогда любое письмо, в котором есть приложение, неважно джипег там или док-файл, будет попадать под это условие.

Если хочется делить аттачи по типам файлов, то можно так и сделать: просто указать расширение файла при помощи запроса ‘filename:’. Например, фильтр для поиска писем с джипегами или гифами выглядит так: filename:jpg | filename:gif

Перепрыгивание от задания к заданию

В книжке «Критическая цепь» Э. Голдратта очень наглядно показан вред перепрыгивания между задачками:

tasks

Процитирую объяснение из книги:

– Предположим, что работник должен сделать три элемента: А, В и С. Эти элементы могут входить в разные проекты или в один, это значения не имеет. Выполнение каждого элемента требует ровно десять рабочих дней. Если он будет работать с элементами последовательно, то на исполнение каждого элемента уйдет десять дней. Так, через десять дней после того, как он начнет работу над В, В будет готов и его передадут другому человеку для дальнейшей работы. Но наш работник находится под давлением и старается удовлетворить требования всех. В результате он работает с одним элементом пять дней и переходит к другому элементу. Предположим, что он работает с элементами в такой очередности А, В, С, А, В, С. Каким будет время исполнения каждого элемента?

Время исполнения каждого элемента удваивается. И это при том, что мы еще не учли время, которое теряется при переключении от одного элемента на другой…Неважно, в какой форме имеет место это перепрыгивание. Это могут быть совещания, «пожары», параллельные задания. Эффект тот же самый. Время исполнения раздувается.

То же самое справделиво внутри дня. Допустим, вам нужно написать письмо, минут этак за 10. Вы начали, прошло 5 минут, вас отвлекли в мессенджере, потом еще где-нибудь, потом вы вернулись к письму (представим, что тут же сходу вспомнили, что писать дальше), потратили еще 5 минут и письмо готово. Только «календарно» письмо заняло у вас час с небольшим, а не 10 минут. И вот это раздувание может быть критичным для некоторых процессов.

Контент-план борющегося с перфекционизмом

перфекционизм

На днях у психолога Irine Rokotova в фб появился замечательный пост про блоги и перфекционизм, называется «Контент-план борющегося с перфекционизмом».

В этом контент-плане всего три пункта:

— написать то, что никому не интересно
— написать то, что совершенно очевидно
— написать то, в чем я плохо разбираюсь

Сначала просто усмехнулся. Как точно-то! Сколько только в прошлом месяце отвернул своих постов из блога по хотя бы одной из этих родных уже причин!

А потом меня пронзила мысль: Стоп! Но это же правда прям готовенький контент-план, без шуток, контент-план борющегося с перфекционизмом. Бери, да делай.

Решил воспользоваться этими тремя пунктами как руководством к действию: придумать себе темы 3 постов соответствующих плану, и написать их до конца января.

Сходу оказалось, что сложнее всего, не поверите, придумать тему, которая никому не интересна.

Темы накидал такие:
— помодоро-таймер (очевидное)
— аэропресс (плохо разбираюсь)
— сборник nuggets (не интересно. хотя, чорт, мне вот очень интересно)

Такой вот челлендж. Кто со мной?

#очевиднонеинтереснонеразбираюсь

K like Kuala Lumpur, T like Thailand

Закат в Таиланде, Пхукет 2016

Про телефонный сервис и милые детали:

— Ok, let me spell it. K like.. И тут я понял, что скилл «эс как доллар» у меня русскоязычный, и по-английски получается совсем не так ловко. Почти никак.

— Like Kuala Lumpur?, — подсказал сотрудник службы доставки пиццы. Я улыбнулся и обратил внимание на то, что слово подобрано такое, юго-восточное, не ‘key’, не ‘kid’, не ‘kitchen’ и тем более не ‘kindle’. Сошлись мы только на ‘u like universe’. А на остальные мои неудачные попытки в духе ‘r like reset’ были подсказаны другие варианты в духе: ‘r like restaurant’, ‘v like victory’ и наконец ’t like Thailand’.

Вспомнил про ’T like Thailand’ спустя несколько дней, снова улыбнулся и подумал, что это гипотетически интересный трюк для диктовки по телефону — составить словарик релевантных вашему бизнесу слов. Чтобы на каждую букву было минимум по слову, да еще и «положительно заряженых». А потом при помощи этого словарика можно диктовать что угодно.

Мне тут же пришел на ум пример для туристского инфоцентра. Представьте себе: вместо «Н, как Николай» — «Н, как Новгород», вместо ‘B like Baloon’ — ‘B like borsch’, ну и так далее.

фанфакт: в немецком слове Borschtsch 7 согласных подряд