Anything invented after you’re thirty-five is against the natural order of things.

I’ve come up with a set of rules that describe our reactions to technologies:

    1. Anything that is in the world when you’re born is normal and ordinary and is just a natural part of the way the world works.
    2. Anything that’s invented between when you’re fifteen and thirty-five is new and exciting and revolutionary and you can probably get a career in it.
    3. Anything invented after you’re thirty-five is against the natural order of things.

— Douglas Adams, The Hitchhiker’s Guide to the Galaxy author

GTD и Evernote

Этот пост — первая версия поста про мой опыт использвования GTD вообще и в связке с Evernote. Будет дополнятся, украшаться, чиниться, пополняться советами и ответами на вопросы. (9.04.2014)

Сейчас продолжаю использовать Evernote как базу знаний, но для ведения списков дел использую Things. Подробней про то, как вести список дел рассказываю регулярно на своих вебинарах (27.11.2016)

GTD

Сегодня, кажется, не осталось человека, который пользуется Интернетом и не видел сокращение GTD.

Главная Книжка Про GTD под названием «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» у меня в списке к прочтению была, наверное, с университетских времен. Всё это время я, разумеется, про неё забывал, отвлекался на другое, откладывал, дела как-то делались сами собой, стресс не накапливался, а обложка книжки напоминала заграничные сайты конца 90-ых.

Пару месяцев назад книжка наконец была прочитана и на следующий же день я начал вкручивать принципы gtd в свои повседневные процессы. Оказалось, к слову, что книга написана адекватным, живым языком, с приятными отсылками к восточным мудростям (правда, в виде боевых искусств).

К слову, про боевые искусства. Аллен на выступлении в Google упоминал, что знать GTD — это примерно, как знать какое-то боевое искусство — и приводил аналогию с прогулкой по темной подворотне, когда на тебя неожиданно выпрыгивают какие-нибудь негодяи, но ты знаешь, что делать на уровне рефлексов. Вот отношение к задачкам, прилетающим снаружи на уровне рефлексов придется повоспитывать, но потом будет легко и приятно.

Одна из основных мыслей GTD — все задачи, мысли и прочее надо выгружать из головы в некую внешнюю систему. Инструментарий может быть любым, главное, чтобы все записи хранились в одном месте и чтобы в них можно было быстро добавить новую запись и быстро найти и извлечь старые. Аллен на том же выступлении в Google шутит, что мол хоть на руке записывайте — главное, чтобы места хватило и не смылось : )

Моим инструментом стал Evernote. До прочтения книги у меня было там даже два аккаунта, оба, разумеется, в состоянии текстовых помоек, без какой либо разумной категоризации, с робкой попыткой ввести какие-то теги. Скриншотов, к счастью, не сохранилось.

Инбокс и этапы переработки информации

Первым делом, как и написано в книге, я просто сделал Inbox, свалил в одну гору все заметки из обоих акканутов, прибив теги. Туда же отправились закладки из браузера и письма, отправленные самому себе. До того, чтобы разгрести Pocket и Delicious (о котором я, честно говоря, и вспомнил-то недавно) дело пока не дошло, но всё впереди.

После того, как получилась гора в Инбоксе, нужно понять, что с ней делать. Вообще говоря, в GTD есть пять шагов достижения контроля: 1. Capture. Всё нужно записать. Вообще всё. Записывать и сбрасывать в Инбокс. 2. Clarify. Всё нужно прояснить. Что значит запись «Напомнить Сереже» или чей-то номер телефона, который даже не подписан? Нужно или с этим что-то делать? Или может уже давно пора выбросить? 3. Organise. После того, как мы прояснили каждый пунктик нужно их правильно разложить по проектам, типам, дополнить тегами и так далее, чтобы был порядок. 4. Review. Всё это записанное добро надо регулярно просматривать заново, актуализировать. Для этого придуман Weekly Review, когда в конце каждой недели нужно садиться и приводить систему в порядок, но вот это, к слову, одна из самых сложных привычек. 5. Engage. Когда всё ясно и разложено по местам — можно начинать справляться с делами. Для этого в GTD задуман хороший трюк, который называется «Next action».
Растет он из того, что нам обычно сложно начать что-нибудь делать, особенно, когда задача звучит как «Написать диссертацию», потому что мы не понимаем, что нас ждет, и этой задачи попросту избегаем. Если бы мы сформулировали сначала декомпозицию работ (пусть даже грубую), а потом выписали бы в to-do только ближайшее малое действие, например «Написать план диссертации» — всё было бы гораздо проще и приятнее. (Кстати, про важность плана в диссертации недавно было на Постнауке )

Итак. Следующий этап — разгрести этот объемистый инбокс. В GTD для этого придумана удобная схема:

Ух, что-то много получается пересказа книги. Перейду лучше к практическим советам про то, как устроить Evernote для

GTD + Evernote: старт

Только я приготовился ринуться в бой с завалами заметок, как понял, что еще не придумал, как именно я организую систему блокнотов и тегов в Evernote, согласно книге GTD.

Грубо говоря, есть два подхода: на блокнотах и на тегах.

В коротенькой электрокнижке «Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote» в самом конце немного рассказывается об этих разных подходах, но мне больше помог сайт Afterthebook.com , на котором в формате видеоуроков рассказывают как именно подготовить Evernote к работе с GTD. Так я за один вечер наглядно понял, что моя гипотеза про то, что мне больше подойдет тег-ориентированный подход — верная и тут же все настроил и принялся разгребать Инбокс.

GTD + Evernote : Структура блокнотов и тегов

Как меня и научили на сайте Afterthebook.com, я создал три блокнота: 1. !Inbox 2. Processed 3. Reference Materials и дополнил его еще на всякий случай блокнотом Temp. (Сейчас я его, например, использую для того чтобы в нем вести заметки по ходу просмотра какого-нибудь видео, потом пуляю результат сразу в Inbox или есть ли успеваю сразу по уму расставить теги — в Рефренсы)

Верхний уровень системы тегов у меня выглядит так:

Обратите внимание, удобно ставить символы перед тегами, которые используются часто и отвечают за структуру — так проще будет быстро их ставить. В одном блоге видел даже, как человек объяснил себе символы мнемоническими трюками, например «=» напоминает ему список дел, поэтому этот символ он (как, впрочем и я теперь) использует для проектов.

В теге Год у меня подтеги двух типов: просто год для дел, которые я делаю (например: завершил проект, прочел книгу, послушал альбом) и годы релизов книг, альбомов и фильмов вида Релиз-2011, Релиз-2012 и т.д. Таким образом, можно будет когда-нибудь сесть и проверить сколько альбомов, выпущенных в 2014 году я прослушал в 2014 году.

Тег Месяц работает аналогично, только никаких дат релизов тут уже нет, не нужно так заморачиваться : )

Тег Статус вещей завелся у меня прежде всего из-за тегов «Прочитал», «Послушал», «Сделано», «Купить» и подтега «Оценки» (где лежат теги вида 1/5, 2/5, 3/5, 4/5, 5/5) — для оценки прочитанного, прослушанного, а там, глядишь, и сделанного.

Тег Тип данных включает в себя пока что тестовый набор тегов, которые призваны определить информацию, которая хранится в каждой заметке Evernote. Например: Tips для коротких советов, Адреса, Заметки, Картинки, Фото, Контакты, Скриншоты, Цитаты и так далее. Нужно для того, чтобы в связке с тегами из раздела Reference я мог, к примеру, легко найти все шутки про программистов (теги Юмор и Программирование) или все фотографии ленивцев (теги Фото и Ленивцы).

Тег Контекст я использую немного по-своему — @Вне дома нужен для дел, которые нужно сделать в других городах. @Источники — для сайтов, где обнаружил интересную информацию (мне важно помнить откуда получаются интересные штуки).

Подтег @Люди содержит еще ряд подтегов @Знакомые, @Персоны, @Коллеги. Первый нужен для того, чтобы помнить кто из знакомых мне что-нибудь посоветовал, чтобы потом поделиться впечатлениями или находить заметки, связанные с ними. @Персоны включают в себя гору тегов с фамилиями разных писателей, ученых, блоггеров и иже — чтобы тегать цитаты, статьи и т.п. @Коллеги нужны, чтобы помнить с кем из коллег что обсудить. Постепенно таким образом я прибью не очень удобно работающий для меня тег @Повестка дня.

Тег @Магазины, понятное дело, помогает книжным магазинам, в которых я оказываюсь, получить больше денег : )

Тег ^Читательский дневник нужен для того, чтобы в одном месте хранить заметки, которые я делаю по ходу чтения книг, либо даже сфотографированные страницы (так, порой, быстрее). Соответственно, есть подтеги вида ^Название книги.

Теги Feets сделаны почти прямо по книге.

В 0ft — Runway хранятся мелкие задачи. »+1. Next Actions» — следующие действия, по сути — мой to-do лист теперь. В »2. Waiting» — задачи, в которых мяч на чужой стороне поля, задачи, в которых я что-то жду от других людей. »3. Checklists» хранят списки, у меня пока что используются для музыкальных и СМИ-сообществ, которые я убрал из френдлент в соцсетях, но хочу регулярно проверять. Тег »4. Read/Review» состоит из тегов, которые работают для блокнота Processed. Работают так: в Инбоксе у меня лежат каждый день горки статей, фильмов, книг, видеороликов и вообще чего-то этакого. Когда я перекладываю эти заметки из Inbox в Processed я присваиваю 2read тому, что нужно прочесть (и тег «Книга», если это книга), 2watch — тому, что нужно посмотреть (и теги Презентация или Фильм, если.. ну сами поняли), 2surf — ссылкам, 2understand — чему-то неопределенному (последнее время там чаще всего схемы, с которыми я хочу разобраться) и 2listen — для музыки, которую нужно послушать.

Тег Completed tasks для меня пока не работает. Рабочие задачи у меня летают довольно бысто и динамично, недельные ревью я последнее время делать не успеваю, к своему стыду и таким образом, тег пустует.

Тег Someday/Maybe наоборот потихоньку заполняется мелкими приятными задачками, которые я, возможно, когда-нибудь сяду и сделаю.

Тег Проектов организован аналогично тегу Взлетной полосы, только вместо задачек — проекты. Перед проектами, которые в работе — ставлю знак «=», так удобнее.

Тег Areas of Focus содержит подтеги, которые начинаются с символа «&». Здесь у меня есть тег с названием компании, где я работаю, соответственно этот тег в связке с тегом «+Next actions» даёт мне рабочий ту-ду лист. Плюс здесь хранятся теги по сферам моих интересов в профессиональном и хобби смысле, например теги &Туризм, &Управление проектами или теги музыкальных групп, где я играю.

30.000 футов и выше для меня пока что не работают, но постепенно к ним подбираешься, исходя из мелких задач, как Аллен и обещает в книжке и на выступлении в Google. Не надо торопиться их заполнить. Настанет время — сами заполнятся. Одно из прекрасных ощущений в работе с GTD как раз заключается в том, что вы постепенно будете настраивать инструмент под себя, замечать как удобнее, как нет, видоизменять систему тегов, способы ведения заметок и в итоге, чувствую, наступит окончательный кайф продуктивности и спокойствия , )

Наконец, тег Reference сейчас представляет собой просто длинный список подтегов по темам. Позже буду группировать их, сейчас пока набираю разные теги, чтобы понять, как их группировать.

Алфавитный указатель, который советует Аллен, для меня не сработал. Поэтому называю вещи своими именами : )

Несколько мыслей вдогонку

  1. «Пока вы не решили, что с этим делать, это оно владеет вами, а не вы им».
  2. Один из важных моментов — понять, что вся входящая информация действительно делится на условные задачки, которые требуют какой-то работы и на справочные материалы, которые просто должны быть под рукой.
  3. Очень важно, чтобы вам было удобно работать с инструментом. Чтобы действительно пара секунд записать, пара секунд найти. Если для этого не подойдет Evernote — лучше найти другой инструмент, а не бросать затею.
  4. Сортировать удобно таким образом, что сначала из Инбокса задачи попадают в Processed с определенными тегами действий (как упомянутые выше 2read, 2watch), а потом уже уходят в Refernce Materials с более точными тегами. Это поможет быстрее расправляться с Инбоксом. Если есть время и заметок немного — можно пробовать сразу навешивать точные теги, которые потом доводить до ума после отработки заметки.
  5. Первые пару недель сосредоточьтесь на привычке все записывать и сортировать. Не переживайте, что выполнение может подкачать, что система тегов несовершенна. Главное — научиться выгружать задачки и мысли из головы в Evernote. И только в него. Откажитесь от других приложений, где вы хранили инфу. Бумажки с записками регулярно переписывайте в Evernote. Вся информация — в одном месте, это важно.
  6. Потом догонит ощущение того, что важна фокусировка и ревью. Фокусировка, чтобы справляться с текущим to-do, а ревью, чтобы чувствовать систему. И с тем, и с другим будут проблемы, но не сдавайтесь.
  7. GTD такая штука, которой легко начать и очень легко с неё соскочить. При этом так же легко запрыгнуть обратно. Если вдруг вы неделю не пользовались Evernote для приведения дел в порядок, а потом вспомнили — просто начните снова. Это не страшно и даже увлекательно снова расчищать забитый Инбокс ,)
  8. У Дэвида хорошее определение работы: «всё, что нужно сделать, но это еще не сделано — это работа». У меня благодаря такому пониманию пропало деление на «меня на работе» и «меня вне работы» с ту-душками, я понял, что я у себя один и работу, которую мне нужно делать будь то закончить презентацию или вкрутить лампочку можно делать спокойнее и равномернее. Сразу получается начинать искать баланс.
  9. Опять же об инструменте. Очень важная мысль в том, что вы должны доверять системе, которую вы построите на базе любого инструмента. В идеале это вот все действиетльно станет вашим внешним мозгом, внешней памятью. Поэтому должно быть очень удобно, очень понятно, очень комфортно.
  10. Еще одна цитата Аллена вдогонку: «Самое главное для внутреннего спокойствия — освобождение разума и готовность ко всему»

*

Буду рад ответить на ваши вопросы, которые могут возникнуть после прочтения статьи (или в процессе). Пишите мне на почту max.cherepitsa@gmail.com или в комментарии здесь.

Если заметили опечатки, неточности, что-то просто режет глаз или отвлекает от основной мысли (у меня бывает) — тоже давайте знать. Спасибо!