Календарь-тетрис

tetris

Продолжаю делиться полезными кусочками из basecamp-книги It Doesn’t Have to Be Crazy At Work. Сегодня про календари:

Календари с общим доступом — одно из самых деструктивных изобретений наших дней. Вокруг календарей так много всего вертится, так много от них зависит, и так много всего идёт не так из-за них же. В Basecamp чтобы заполучить время в чьем-нибудь расписании надо пройти через скучную и непростую переговорную процедуру, а не щелкнуть пару кнопочек в автоматизированном сервисе. Вам придется доказать, что это время вам нужно. Вы не можете просто ворваться в чье-то расписание, найти свободное место и занять себе местечко. Поэтому в Basecamp вообще никто не может заглянуть в календарь коллеги.

Такой наш подход — полная противоположность тому, что мы видим в повседневной жизни компаний, которые мы изучали. В большинстве коллективов любой человек легко может увидеть расписание другого человека. Календари людей не только полностью открыты другим людям, но и оптимизированы под то, чтобы в свободные места можно было легко записаться любому, кому просто захочется. Людям предоставлены все инструменты для того, чтобы нарезать дни других людей на маленькие 30-минутные кусочки красных, зеленых или синих прямоугольничков в календаре.

Взгляните в свой календарь: сколько встреч в нем инициировали вы сами? а сколько оказались там благодаря другим людям? Когда вы оптимизируете работу с календарями так, чтобы всем было удобно ими пользоваться для записи на встречи, не удивительно, что побочным эффектом становится раздробленное на мелкие частички время людей. Более этого, если вы еще пользуетесь каким-нибудь продвинутым софтом, который автоматизирует поиск свободного слота в расписаниях всех кандидатов на участие так, чтобы в пару кликов можно собрать на встречу человек пять, то таких встреч будет все больше и больше. Претендовать на чье-то время должно быть чертовски сложно. Забирать время нескольких людей сразу должно стать настолько отвратительной задачей, что вы даже пробовать не будете до тех пор, пока это не будет ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМО! Встречи вообще должны стать крайней мерой, особенно большие встречи. Когда кто-нибудь забирает ваше время, ему это не стоит ничего, а вам — всего. Вы можете делать хоть сколько-нибудь значимую работу только, если у вас есть на нее достаточное количество качественного времени. Поэтому когда кто-то вписывается в ваше расписание внезапной встречей, он просто отбирает от вас ощущение удовлетворенности от вашей работы, ощущение того, что вот вы поработали и вот в конце дня получили такие-то результаты. Не говоря уже о том, что чувство глубокого удовлетворения от сосредоточения на рабочем процессе в таком случае просто уничтожается.

Если вы не обладаете бóльшей частью вашего времени, то спокойствие вам будет ощутить почти невозможно. Вы всегда будете в стрессе, переживать будто от вас отобрали возможность нормально выполнять вашу работу. Весь этот календарный тетрис легко оправдать «Ну это же просто приглашение!», но никто почему-то не решается отменять эти самые приглашения, чтобы ненароком не испортить отношений с коллегами. Никто не хочет стать «недоступным» или «несговорчивым». Поэтому прямоугольнички встреч просто летят в ваш день снова и снова, до тех пор пока экран дня не забивается ими полностью, а это game over. Короче говоря, если вам кажется слишком запарным организовать встречу вручную, без применения волшебных приложений, лучше не запаривайтесь и не организовывайте ничего вообще. Скорее всего, повод совсем неважный.

Мысленный хайлайт

Понравился алгоритм чтения Майкла Паркера из Khan Academy:

Одновременно с чтением, открываю на своем макбуке копию книги в приложении Киндл и маркдаун-редактор (Sublime Text или MacVim, не важно). Когда прочел что-то, что мне хотелось бы законспектировать, запоминаю это своими словами, переключаюсь на текстовый редактор и записываю в файл. Не использую копи-пейст, потому, что обнаружил, что мой способ помогает мне запоминать прочитанное лучше, а еще помогает мне переписать предложение так, как мне нужно (обычно, короче). Часто моя память меня подводит даже в процессе записывания, но я могу легко переключиться в уже открытое приложение с той же книгой и перечитать необходимый отрывок.

Никаких выделений текста в приложении, никакого хитрого экспортирования. Извините, если разочаровал.

 

Эффективность > продуктивность

Продолжаю публиковать вольный перевод кусочков Basecamp-книги ‘It Doesn’t Have to Be Crazy at Work’, которые кажутся мне важными и полезными. Сегодня про то, что эффективность круче, чем продуктивность с совершенно золотой фразой в конце:

«Сегодня все говорят о том, как бы хакнуть продуктивность. Просто бесконечный поток методологий и инструментов, обещающих вам быть более продуктивными. Внимание вопрос: более продуктивными в чём?

Продуктивность — это для машин, не для людей. В том, чтобы запихивать какое-то количество работы в какое-то количество времени, пытаясь уместить как можно больше, по сути, нет никакого смысла.

Машины могут работать 24 на 7, а люди — нет.

Когда люди сосредотачиваются на продуктивности, все заканчивается тем, что они заняты. Каждая минута расписана. И еще куча дел ждет своего часа!

Нам в Basecamp не нравится быть занятыми. Нам нравится быть эффективными. Как бы работать поменьше? Что еще можно не делать? Вместо списков дел мы пытаемся составлять списки неделания.

Быть продуктивным — это заполнять свое расписание до краев и пытаться сделать так много, как это возможно. Быть эффективным — это находить больше возможностей оставить себе свободное время для того, чтобы делать что-нибудь помимо работы. Отдых. Семья. Друзья. Или просто ничегонеделание.

Да, это совершенно нормально ничего не делать. Или, если точнее, иметь возможность ничего не делать. Если вы бы, наприме, обнаружили, что на сегодня у вас задач только на 3 рабочих часа, то просто остановитесь. Не надо забивать остальные 5 чем-нибудь, чтобы оставаться занятым, чувствовать себя продуктивным. Не делать что-то, чего можно было бы не делать — это замечательный способ провести время».

Качественный час

Ребята из Basecamp, наконец выпустили ожидаемую мной книжку
‘It Doesn’t Have to Be Crazy at Work’. Начал читать и тут же хочу поделиться с вами очень вольным переводом кусочка про очевидное-невероятное качественный час:

«60 минут можно разделить разными способами:

 

1 × 60 = 60
2 × 30 = 60
4 × 15 = 60
25 + 10 + 5 + 15 + 5 = 60

Все перечисленные выше варианты в сумме дают час, но часы эти совершенно разные. Количественно по минутам все совпадает, но качество отличается. Качественный час — это один отрезок в 60 минут. Нарезанный на 10-5 минутные подходы час — это не час, а кучка минут. Делать что-нибудь осмысленное отрывками по 10 минут, постоянно отвлекаясь по столько же чертовски сложно. Еще раз: качественный час — это 1 × 60, не  4 × 15. Качественный день — это по крайней мере 4 раза по 60 минут, а не 4 раза по 15 минут и так четые раза.

С мелко-нарезанными часами сложно быть эффективным, но легко стрессануть: 25 минут на звонке, 10 минут перекинулись словами с коллегой, и 5 минут на дело, которое планировали делать, как раз перед тем, как вас на 15 минут оторвут от этого дела обсуждением, которое вы не планировали и в котором без вас можно было бы обойтись. Ну а вот после у вас снова есть еще минут 5, чтобы поделать то, что собирались сделать. Не удивительно, что в таком режиме можно слететь с катушек.

Между всеми этими переключениями и попытками быть многозадачными вам еще необходимо буферное время. Время, когда ваша голова успеет отключиться от предыдущей задачки, и покючиться к следующей. Ну а потом, обычно, вы спрашиваете себя «Так, а что полезного я сегодня сделал?», потому что на часах 18:00, вы уже 8 часов провели в офисе, и все такое. Вы можете без проблем узнать себя в этом описании, но часы по прежнему ускользают сквозь пальцы.

Чтобы их поймать, вспомните ваш день: если он нарезан кусочками, кто его так нарезал? Вы сами? Или те, кто вас отвлекают? Что вы можете поменять? Над сколькими разными проектами вы успеваете попробовать поработать за час? «Одно дело за раз» — это не 3 минуты там, 2 минуты там, это час сидеть и работать над чем-то одним. Круче только работать над чем-то одним целый день.

Задайте себе вопрос: вы за последнее время смогли когда-нибудь поработать 3 или 4 часа подряд, без каких-либо отвлечений? Когда мы недавно задали этот вопрос 600 людям на конференции, в зале подняли руку только человек 30. А вы бы подняли?»

Системы и цели

«Если ваша система стабильна, то нет смысла использовать конкретную цель. Все равно вы получите только то, что может дать система. Цель, лежащая за границами возможностей системы, недостижима.

Если же ваша система нестабильна, то снова нет смысла задавать цель. Невозможно узнать, на что способна система».

— Эдвардс Деминг. Выход из кризиса

Вопросы к задачам

В блоге Productivityist подсмотрел полезный список вопросов к задачкам. Полезно применять в сторону застопорившихся и/или пугающих проектов совершенно точно.

  • Что может пойти не так?
  • Что точно получится?
  • Какой мой прошлый опыт похож на эту ситуацию? Чему я тогда научился, что пригодится сейчас?
  • Какая часть под моим контролем? Какая нет?
  • Что чувствую по поводу этой задачи? Почему?
  • Какое ближайшее действие я могу сделать? Сколько времени оно займет? Когда я это сделаю?
  • Что мне потребуется во время выполнения этой задачи?
  • Есть что-нибудь из-за чего этот проект или задача может съехать с рельсов, а я пока это не сформулировал?
  • Если бы сегодня я мог сделать только что-то одно, это была бы эта задача?
  • Кого я могу попросить о помощи?

Сам пользуюсь из этого списка чаще всего такими такими: «Что чувствую по поводу этой задачи» (правда, в сокращенном варианте «Чё переживаю?»), «Какое ближайшее действие могу сделать? Когда?» (ну еще б!), вариацию «Если бы сегодня мог сделать только что-то одно?». Планирую попробовать вопросы про поомщь, прошлый опыт и части под контролем.

Новая домашняя в Trello

У Трелло большое обновление: поменялась и стала удобнее домашняя страница. Домашняя — это та страница, которая появляется по клику на логотип. Если у вас еще ничего не поменялось, то надо немножко подождать, они накатывают обновление постепенно.

Мне нравится, когда софт отвечает мне на вопросы, и ребятам из Трелло, похоже, тоже, поэтому главная у них теперь отвечает на «Чем мне заняться сейчас?», «Что делает моя команда?», «На что мне нужно обратить внимание?», «Про какие карточки я забыл?», «Что вообще происходило с проектом?»

На главной теперь три колонки: слева список ваших команд, справа список досок, а по центру — лента обновлений, поделенная на две части ‘Up next’ (в русском переводе «Далее») и ‘Highlights’ (в русском переводе, внимание, «Выделение цветом», но, думаю, скоро поправят).

Trello Home Up Next: See due dates

В раздел «Далее» (Up Next) попадают карточки с такими признаками :

— дата карточки на носу, уже сегодня или уже просрочена
— в карточке были комментарии упоминанием вашего ника
— карточка прицеплена к вам (на ней есть ваш кругленький аватар), а там давно ничего не происходило

Раздел позволяет быстро занырнуть обратно в работу и понять повестку дня. У каждой карточки тут есть две кнопки: «Ответить» (Reply) и «Отклонить» (Dismiss). По клику на первую сможете быстро добавить комментарий, по клику на вторую — скрыть карточку из ленты на сегодня.

Раздел «Выделение цветом», он же Highlights показывает сплошную ленту из всех карточек, собранных по всем доскам, к которым у вас есть доступ.

Клик по заголовку любой карточки в этой ленте перенесет вас в соответвующую доску к соответствующей карточке.

В правой колонке сверху окажутся доски, которым вы поставили «звездочку» и сделали их избранными, ниже – несколько недавно просмотренных досок, а ниже в разделе, который почему-то называется «Ссылки» вы можете быстро создать новую доску.

С появлением такой новой домашней станет гораздо полезнее прицепляться к важным для вас карточкам наблюдателем (быстрая клавиша — пробел, когда вы находитесь в нужной карточке. увидите, что сработало, когда в карточке появится ваш аватар).

Сейчас обновление будет доступно в десктопной версии предложения и в веб-версии, на мобильник выкатят попозже. Обещают еще какие-то дополнительные улучшения, так что не переключаем канал : )

Избранные проекты в Todoist

 

В Todoist появилась возможность вытаскивать важные актуальные проекты в верхнюю часть списка проектов, прямо под стандатные Inbox, Today и Next 7 days.

Раньше приходилось выдергивать проекты ручками, они терялись из общей структуры и было так себе. Теперь жмем на нужный проект правой кнопкой, выбираем ‘Add to favorites’ и готово: в общей структуре папок проект остается на месте, но еще и закрепляется в самом верху.

Зачем нужны избранные в Todoist?

Избранные проекты: полезно выделять для себя ключевые проекты, на которые вы фокусируетесь на неделе (или в этом месяце). Когда добавите их в избранные, будет проще регулярно просматирвать списки задач и чаще будете видеть названия этих проектов, что поможет фокусироваться.

В Премиум-версии Todoist можно добавлять в избранные еще и теги с фильтрами.

Избранные теги: можно вывести в избранные теги, которые помогают быстро получать вам задачи определенного типа, например подвязанные к людям (@Маша_К), по типу нагрузки (@зомбирежим) или сделегированные задачи, которые просто требуют проверки (@пингануть).

Избранные фильтры: если вам не хватало списка задач на месяц или списка всех просроченных задач под рукой, можно настроить соответстующий фильтр и тоже добавить его в избранные. Подробный список возможных фильтров хорошо описан в документации.

Перенос задач из Things драг-н-дропом

things

В Things, оказывается, есть драг-н-дроп в текстовые редакторы. Можно выделить нужные задачки и перекинуть их в текстовое поле, просто перетащив мышкой.

Мне сейчас полезно, когда я часть старых задачек-на-потом перетаскиваю в the brain, чтобы они под руками не мешались. Оттуда потом скопировал-вставил и готово.

Еще может быть полезно, если разом затеваетесь делегировать пачку задачек кому-то другому.

Если одну задачку из Things взять и перетащить на поле создания карточки в Trello, сразу создастся новая карточка с названием things-таска.

 

Пакет нужен?

23215583_10212667590858464_3193716539866716847_o

— Пакет нужен?, — спрашивает у вас кассирша в магазине. Вы в этот момент, скорее всего, еще раз оглядываете выгруженные на ленту товары и отвечаете:

— А давайте два.

Точно так же с планами на день и со списком дел. Все дела могут не поместиться в один день.

Возможно, на воображаемой кассе придется взять два дня, а чаще, когда начинаем с клиентами внимательно разбирать их проекты, выясняется, что одним даже двумя пакето-днями не отделаешься — нужны недели, месяцы, чтобы переделать все, что обычно записывают в «дела на день». Хочется для красного словца спросить «Почему к продовольственным покупкам и пакетам, в которых мы их несем, мы относимся внимательнее, чем к нашим делам и дням, в которые мы их планирем?». Но ясное дело — покупки-то вот они, выгружены на ленту, посмотрели-прикинули-решили. Вот это, собственно, один из поводов записывать свои списки дел: чтобы было очевидным образом понятно, что поместится в сегодняшний день, а что нет.

На следующей неделе, когда будете планировать рабочий день, посмотрите еще разок на список дел и спросите себя — а точно поместится в один день? И если нет — нет ничего страшного в том, чтобы, как и на кассе, просто взять еще один день, а то и два, если дел слишком много.

Потому, что, знаете ли, от того, что вы верили бы в то, что пакет-маечка бесконечный и в него поместится вообще всё, что есть в магазине, пакет бесконечным не становится. Точно так же, как и ваш день.