Эффективность > продуктивность

Продолжаю публиковать вольный перевод кусочков Basecamp-книги ‘It Doesn’t Have to Be Crazy at Work’, которые кажутся мне важными и полезными. Сегодня про то, что эффективность круче, чем продуктивность с совершенно золотой фразой в конце:

«Сегодня все говорят о том, как бы хакнуть продуктивность. Просто бесконечный поток методологий и инструментов, обещающих вам быть более продуктивными. Внимание вопрос: более продуктивными в чём?

Продуктивность — это для машин, не для людей. В том, чтобы запихивать какое-то количество работы в какое-то количество времени, пытаясь уместить как можно больше, по сути, нет никакого смысла.

Машины могут работать 24 на 7, а люди — нет.

Когда люди сосредотачиваются на продуктивности, все заканчивается тем, что они заняты. Каждая минута расписана. И еще куча дел ждет своего часа!

Нам в Basecamp не нравится быть занятыми. Нам нравится быть эффективными. Как бы работать поменьше? Что еще можно не делать? Вместо списков дел мы пытаемся составлять списки неделания.

Быть продуктивным — это заполнять свое расписание до краев и пытаться сделать так много, как это возможно. Быть эффективным — это находить больше возможностей оставить себе свободное время для того, чтобы делать что-нибудь помимо работы. Отдых. Семья. Друзья. Или просто ничегонеделание.

Да, это совершенно нормально ничего не делать. Или, если точнее, иметь возможность ничего не делать. Если вы бы, наприме, обнаружили, что на сегодня у вас задач только на 3 рабочих часа, то просто остановитесь. Не надо забивать остальные 5 чем-нибудь, чтобы оставаться занятым, чувствовать себя продуктивным. Не делать что-то, чего можно было бы не делать — это замечательный способ провести время».

Качественный час

Ребята из Basecamp, наконец выпустили ожидаемую мной книжку
‘It Doesn’t Have to Be Crazy at Work’. Начал читать и тут же хочу поделиться с вами очень вольным переводом кусочка про очевидное-невероятное качественный час:

«60 минут можно разделить разными способами:

 

1 × 60 = 60
2 × 30 = 60
4 × 15 = 60
25 + 10 + 5 + 15 + 5 = 60

Все перечисленные выше варианты в сумме дают час, но часы эти совершенно разные. Количественно по минутам все совпадает, но качество отличается. Качественный час — это один отрезок в 60 минут. Нарезанный на 10-5 минутные подходы час — это не час, а кучка минут. Делать что-нибудь осмысленное отрывками по 10 минут, постоянно отвлекаясь по столько же чертовски сложно. Еще раз: качественный час — это 1 × 60, не  4 × 15. Качественный день — это по крайней мере 4 раза по 60 минут, а не 4 раза по 15 минут и так четые раза.

С мелко-нарезанными часами сложно быть эффективным, но легко стрессануть: 25 минут на звонке, 10 минут перекинулись словами с коллегой, и 5 минут на дело, которое планировали делать, как раз перед тем, как вас на 15 минут оторвут от этого дела обсуждением, которое вы не планировали и в котором без вас можно было бы обойтись. Ну а вот после у вас снова есть еще минут 5, чтобы поделать то, что собирались сделать. Не удивительно, что в таком режиме можно слететь с катушек.

Между всеми этими переключениями и попытками быть многозадачными вам еще необходимо буферное время. Время, когда ваша голова успеет отключиться от предыдущей задачки, и покючиться к следующей. Ну а потом, обычно, вы спрашиваете себя «Так, а что полезного я сегодня сделал?», потому что на часах 18:00, вы уже 8 часов провели в офисе, и все такое. Вы можете без проблем узнать себя в этом описании, но часы по прежнему ускользают сквозь пальцы.

Чтобы их поймать, вспомните ваш день: если он нарезан кусочками, кто его так нарезал? Вы сами? Или те, кто вас отвлекают? Что вы можете поменять? Над сколькими разными проектами вы успеваете попробовать поработать за час? «Одно дело за раз» — это не 3 минуты там, 2 минуты там, это час сидеть и работать над чем-то одним. Круче только работать над чем-то одним целый день.

Задайте себе вопрос: вы за последнее время смогли когда-нибудь поработать 3 или 4 часа подряд, без каких-либо отвлечений? Когда мы недавно задали этот вопрос 600 людям на конференции, в зале подняли руку только человек 30. А вы бы подняли?»

Системы и цели

«Если ваша система стабильна, то нет смысла использовать конкретную цель. Все равно вы получите только то, что может дать система. Цель, лежащая за границами возможностей системы, недостижима.

Если же ваша система нестабильна, то снова нет смысла задавать цель. Невозможно узнать, на что способна система».

— Эдвардс Деминг. Выход из кризиса

Вопросы к задачам

В блоге Productivityist подсмотрел полезный список вопросов к задачкам. Полезно применять в сторону застопорившихся и/или пугающих проектов совершенно точно.

  • Что может пойти не так?
  • Что точно получится?
  • Какой мой прошлый опыт похож на эту ситуацию? Чему я тогда научился, что пригодится сейчас?
  • Какая часть под моим контролем? Какая нет?
  • Что чувствую по поводу этой задачи? Почему?
  • Какое ближайшее действие я могу сделать? Сколько времени оно займет? Когда я это сделаю?
  • Что мне потребуется во время выполнения этой задачи?
  • Есть что-нибудь из-за чего этот проект или задача может съехать с рельсов, а я пока это не сформулировал?
  • Если бы сегодня я мог сделать только что-то одно, это была бы эта задача?
  • Кого я могу попросить о помощи?

Сам пользуюсь из этого списка чаще всего такими такими: «Что чувствую по поводу этой задачи» (правда, в сокращенном варианте «Чё переживаю?»), «Какое ближайшее действие могу сделать? Когда?» (ну еще б!), вариацию «Если бы сегодня мог сделать только что-то одно?». Планирую попробовать вопросы про поомщь, прошлый опыт и части под контролем.

Новая домашняя в Trello

У Трелло большое обновление: поменялась и стала удобнее домашняя страница. Домашняя — это та страница, которая появляется по клику на логотип. Если у вас еще ничего не поменялось, то надо немножко подождать, они накатывают обновление постепенно.

Мне нравится, когда софт отвечает мне на вопросы, и ребятам из Трелло, похоже, тоже, поэтому главная у них теперь отвечает на «Чем мне заняться сейчас?», «Что делает моя команда?», «На что мне нужно обратить внимание?», «Про какие карточки я забыл?», «Что вообще происходило с проектом?»

На главной теперь три колонки: слева список ваших команд, справа список досок, а по центру — лента обновлений, поделенная на две части ‘Up next’ (в русском переводе «Далее») и ‘Highlights’ (в русском переводе, внимание, «Выделение цветом», но, думаю, скоро поправят).

Trello Home Up Next: See due dates

В раздел «Далее» (Up Next) попадают карточки с такими признаками :

— дата карточки на носу, уже сегодня или уже просрочена
— в карточке были комментарии упоминанием вашего ника
— карточка прицеплена к вам (на ней есть ваш кругленький аватар), а там давно ничего не происходило

Раздел позволяет быстро занырнуть обратно в работу и понять повестку дня. У каждой карточки тут есть две кнопки: «Ответить» (Reply) и «Отклонить» (Dismiss). По клику на первую сможете быстро добавить комментарий, по клику на вторую — скрыть карточку из ленты на сегодня.

Раздел «Выделение цветом», он же Highlights показывает сплошную ленту из всех карточек, собранных по всем доскам, к которым у вас есть доступ.

Клик по заголовку любой карточки в этой ленте перенесет вас в соответвующую доску к соответствующей карточке.

В правой колонке сверху окажутся доски, которым вы поставили «звездочку» и сделали их избранными, ниже – несколько недавно просмотренных досок, а ниже в разделе, который почему-то называется «Ссылки» вы можете быстро создать новую доску.

С появлением такой новой домашней станет гораздо полезнее прицепляться к важным для вас карточкам наблюдателем (быстрая клавиша — пробел, когда вы находитесь в нужной карточке. увидите, что сработало, когда в карточке появится ваш аватар).

Сейчас обновление будет доступно в десктопной версии предложения и в веб-версии, на мобильник выкатят попозже. Обещают еще какие-то дополнительные улучшения, так что не переключаем канал : )

Избранные проекты в Todoist

 

В Todoist появилась возможность вытаскивать важные актуальные проекты в верхнюю часть списка проектов, прямо под стандатные Inbox, Today и Next 7 days.

Раньше приходилось выдергивать проекты ручками, они терялись из общей структуры и было так себе. Теперь жмем на нужный проект правой кнопкой, выбираем ‘Add to favorites’ и готово: в общей структуре папок проект остается на месте, но еще и закрепляется в самом верху.

Зачем нужны избранные в Todoist?

Избранные проекты: полезно выделять для себя ключевые проекты, на которые вы фокусируетесь на неделе (или в этом месяце). Когда добавите их в избранные, будет проще регулярно просматирвать списки задач и чаще будете видеть названия этих проектов, что поможет фокусироваться.

В Премиум-версии Todoist можно добавлять в избранные еще и теги с фильтрами.

Избранные теги: можно вывести в избранные теги, которые помогают быстро получать вам задачи определенного типа, например подвязанные к людям (@Маша_К), по типу нагрузки (@зомбирежим) или сделегированные задачи, которые просто требуют проверки (@пингануть).

Избранные фильтры: если вам не хватало списка задач на месяц или списка всех просроченных задач под рукой, можно настроить соответстующий фильтр и тоже добавить его в избранные. Подробный список возможных фильтров хорошо описан в документации.

Перенос задач из Things драг-н-дропом

things

В Things, оказывается, есть драг-н-дроп в текстовые редакторы. Можно выделить нужные задачки и перекинуть их в текстовое поле, просто перетащив мышкой.

Мне сейчас полезно, когда я часть старых задачек-на-потом перетаскиваю в the brain, чтобы они под руками не мешались. Оттуда потом скопировал-вставил и готово.

Еще может быть полезно, если разом затеваетесь делегировать пачку задачек кому-то другому.

Если одну задачку из Things взять и перетащить на поле создания карточки в Trello, сразу создастся новая карточка с названием things-таска.

 

Пакет нужен?

23215583_10212667590858464_3193716539866716847_o

— Пакет нужен?, — спрашивает у вас кассирша в магазине. Вы в этот момент, скорее всего, еще раз оглядываете выгруженные на ленту товары и отвечаете:

— А давайте два.

Точно так же с планами на день и со списком дел. Все дела могут не поместиться в один день.

Возможно, на воображаемой кассе придется взять два дня, а чаще, когда начинаем с клиентами внимательно разбирать их проекты, выясняется, что одним даже двумя пакето-днями не отделаешься — нужны недели, месяцы, чтобы переделать все, что обычно записывают в «дела на день». Хочется для красного словца спросить «Почему к продовольственным покупкам и пакетам, в которых мы их несем, мы относимся внимательнее, чем к нашим делам и дням, в которые мы их планирем?». Но ясное дело — покупки-то вот они, выгружены на ленту, посмотрели-прикинули-решили. Вот это, собственно, один из поводов записывать свои списки дел: чтобы было очевидным образом понятно, что поместится в сегодняшний день, а что нет.

На следующей неделе, когда будете планировать рабочий день, посмотрите еще разок на список дел и спросите себя — а точно поместится в один день? И если нет — нет ничего страшного в том, чтобы, как и на кассе, просто взять еще один день, а то и два, если дел слишком много.

Потому, что, знаете ли, от того, что вы верили бы в то, что пакет-маечка бесконечный и в него поместится вообще всё, что есть в магазине, пакет бесконечным не становится. Точно так же, как и ваш день.

Медленные микро-конспекты: эксперимент с чтением и конспектированием

20988287_10212114357467975_3897213293606131469_o

Пару неделю назад озадачился тем, что обрабатывать большие конспекты книжек уже после того, как их дочитал мне трудно и скучно.

Во-многом это произошло из-за того, что я очень люблю электронные книжки за возможность выделять просто горы текста за пару движений. Тут даже не надо как раньше карандашиком мучаться подчеркивать — щелк-щелк и готово. Если книжка хороша и воды там минимум, я выделял прям целыми страницами, вон как на скриншоте сверху. В итоге обычно получалось, что на выходе у меня почти такая же книжка, как была сначала, с немного отжатой водой и надо её заново перечитывать, чтобы все-таки сделать конспект.

Решил провести эксперимент и поменять подход к конспектированию: новую начатую книжку читал, сразу по ходу делая микро-конспектики и одновременно посты в фэйсбук.

20988287_10212114357467975_3897213293606131469_o

Идея простая: заменить один большущий конспект горкой маленьких, читать медленнее, но сразу конспектировать основные мысли после каждого подхода к книжке. И собирать из основных мыслей небольшие посты с микро-конспектами. А потом есть идея объединять множество небольших постиков оглавлением в одном посте.

Вариант с микро-постами мне нравился еще тем, что была гипотеза (спойлер: кажется, подтвердилась), что такие микро-кусочки легче будет уложить в TheBrain, который я теперь использую вместо Evernote для ведения своей базы знаний.

В этом посте собрал выводы, которые поймал за время эксперимента:

Список дел из книги

 Привычная техника сразу выписывать задачки в список дел, если замечаю или придумываю какую-нибудь инструкцию к действию из книги продолжает работать. Кажется, это одна из самых надежных и легковнедряемых техник чтения в моем арсенале. Технически может срабатывать двумя вариантами: либо сразу закидываю задачу в список дел в духе «Добавить в список для интервью вопрос «Какие у этого будут последствия?» или выделить цитату и сделать комментарий ‘TODO’ к этой цитате в вашей читалке (в Букмэйте и Киндле можно оставлять камменты точно, во многих других читалках, подозреваю, тоже). Даже если не будете вести подробный конспект, то список задач, вытащенный из книги будет ярким напоминанием о пользе, которую книжка вам принесла.

Медленное чтение

 Переживал, что чтение таким образом будет идти медленнее, решил проверить насколько, чтобы опираться на данные. Читал под таймер — подходами по 30 минут. Под таймер обрабатывал свои записи. Книжку я читал, понятное дело, быстрее, чем обрабатывал конспект. Например, в первый же день, 30 минут читал (17% книжки), 5 минут записал впечатления по процессу (из которых получается сейчас этот пост), 45 минут обрабатывал конспект (успел чуть больше трети прочитанного). Отставание в две трети текста, получается. Потом оно плавало плюс-минус, в зависимости от плотности глав. Через некоторое время к этому отставанию частично привык, частично обратил внимание, что от такой внимательной обработки у меня получается внимательнее использовать прочитанное тут же в работе, стало совсем здорово. Вспомнилось, как в нарративной школе были задания в духе «прочитай и выдели то, что особенно показалось важным» и как это затачивало внимание. Очень круто для меня работало и работает по сей день.

Навык превращать кусочек главы в пост-конспект довольно быстро раскачался и на конспекты небольших кусочков стало уходить порядка 10 минут, на целые половинки глав — 20-25-минутные отрывки времени. В момент, когда книжка уже была на 83%, я добрался только до 3 главы из 8, но решил отложить переживания о том, что ВОТ-ВОТ ОБГОНЮ КОНСПЕКТ ОКОНЧАТЕЛЬНО до момента, когда это произойдет и посмотреть, что будет. Когда это все-таки произошло и книжка закончилась, а конспект, у меня уже был спасительный план спокойно читать художку, пока не доделаю конспект и мне было предельно ок.

Целиком именно на чтение книжки ушло 6 подходов по 30 минут.

Эффект текстовыделителя и хайлайт-берсерк режим

🖍 В курсе Learning How To Learn меня учили, что выделять много-много текста — беспольезно, но привычка осталась со мной, спасибо технологиям. Первые пару дней продолжал выделять целыми страницами (скрин выше — из первого дня), а потом, когда переключился на беглое перечитывание главы перед конспектированием,  хоп и перестал.

Отмена выделения текста и простое перечитывания дало классный эффект: не к чему больше привязываться при редактировании конспекта. Раньше у меня включалась порой паника в духе «НУ НЕЛЬЗЯ ЖЕ УДАЛИТЬ ЭТОТ КУСОК, ОН ЖЕ ЗДЕСЬ НЕ СЛУЧАЙНО». Перечитывание-пересказ дало эффект «ТАК, НУ ВОТ ЭТОТ ПОБОЧНЫЙ ПРИМЕР Я ДАЖЕ ПЕРЕСКАЗЫВАТЬ НЕ БУДУ», плюс к скорости, плюс к спокойствию.

Есть, правда, подозрение, что такой подход совпал с книжкой: здесь небольшие главы и подглавы, книжка хорошо структурирована, поэтому просто прочесть главу, запомнить основные мысли, а потом зафиксировать их, перечитывая. Проверю позже на какой-нибудь книге с большими главами, но, скорее всего, тоже сработает, план такой: читать «до конца смыслового куска» и там как будто бы останавливать главу.

Благодаря этому пропал и хайлайт-бересерк режим: заметил за собой в первый день, что бывает отмечаю кучу текста почти «не глядя», если автор сказал «ТАК, ВОТ СЕЙЧАС БУДЕТ ВАЖНОЕ», а внутренний контент-радар сработал в духе «ДА, КАЖИСЬ И ПРАВДА ХОРОШО». Короткие кусочки важного сначала читаю, потом выделяю, а большие куски сначала выделял, а потом читал (а бывает и не читал, оставляя на вермя, когда доберусь конспектом). Этот эффект не понравился и за счет микрокусочков текста для обработки исправился, стало ок.

Про обработку конспекта

✏️ В начале выделял-копировал кусочки текста из книги, между добавлял свои мысли, которые помечал словами «МЫСЛИ:» в начале, и прямо в тексте конспекта оставлял копии тудушек, которые помечал словами ‘TODO:’ в начале строки. Делил текст буллетами. После довольно быстро перекатился в формат пересказа отрывков своими словами, за редкими исключениями цитирования прямым текстом — так быстрее получались посты + проще было выдергивать самое важно для меня, так как переписывать своими словами неважное было неинтересно.

Когда чтение на второй день ощутимо обогнало конспект, задумался стоит ли запараллелить процесс чтения с конспектированием, или пустить его последовательно. Проще говоря: можно ли читать дальше, если еще не законспектировал прочитанное. Попробовал сначала последовательно, не понравилось, придумал как сделать так, чтобы монетка упала третьей стороной: книжку можно дочитывать, а вот следующую начинать нельзя, пока не дописан конспект. Чтобы не изнывать без чтения решил в получившийся зазор между двумя книжками-по-делу класть чтение художки. Зашло на ура.

Итого получился такой процесс:

30 минут читаю книжку, 30-45 минут делаю конспект-пост (быстро пробегаю глазами текст и переписываю своими словами). Затем проверяю есть ли настрой почитать еще или поконспектировать еще, если нет — читаю художку или занимаюсь другими делами, если да — повторяю.

Самый дурацкий был момент ближе к концу, когда привязка микро-конспект=микро-пост сработала против меня в связке с «ну все равно же читаю художку». Делал один подход к конспекту и успокаивался. Когда заметил, понял, что не, так не пойдет, и за пару присестов по паре помидорок догнал конспект до конца.

Из маленьких постов получились отличные ссылки для TheBrain:

21318854_10212226632034769_6683613529714639523_o

Создал мысль «Мой конспект Роб Фитцпатрик — Спроси маму» и в нее подвязал подмыслями свои посты, которые уже опубликованы. Заметил, что особенно мне понравилось использовать даже не заголовки, которые я использовал тут (например: «Достаточно 5 минут»), а короткие выводы, которые делал в конце некоторых микро-конспектов (например: «Как Минимум Один Вопрос, Задаваемый Вами В Ходе Любого Разговора, Должен Приводить Вас В Ужас»). Из этих наблюдений выводы такие: постараться добавлять сражзу к каждому будущему микро-конспекту краткий вывод + пройтись после по мыслям-постам, которые с простыми заголовками, перечтитать посты и переименовать мысли в краткие выводы.

Еще один приятный мне итог: чтение и конспектирование как-то окончательно расцепились по-новому в голове. Несмотря на то, что есть новая книжка, хочется сначала закончить конспект этой. Конспект в голове перестал быть «КОНСПЕКТОМ», а стал «конспектиком одной идеи из книжки, какая там следующая?». А я ух как люблю, когда так происходит с любыми проектами.

Гипотезный Набор 3 или как формулировать гипотезы

Собирал снова новую полезную информацию по проверке гипотез, обнаружил классный короткий алгоритм Hypothesis Kit, сформулированный толковой компанией людей, работающих с гипотезами в таких компаниях, как SkyScanner, Booking.com, Unbounce.

Классный тем, что нужно просто подставлять в выделенные скобочки ваши данные, а потом проверять гипотезу, опираясь на эти ваши записи.

Сделал перевод:

Простой вариант

1. Так как мы видели (такие-то данные/такой-то фидбэк)

2. Мы ожидаем, что (такие-то изменения) приведут к (таким-то результатам)

3. Мы измерим эти результаты (такой-то метрикой)

Продвинутый вариант

1. Так как мы видели (такие-то качественные и количественные данные)

2. Мы ожидаем, что  (такие-то изменения) для (такой-то генеральной совокупности) приведут к (таким-то результатам)

3. Мы ожидаем увидеть (такие-то изменения метрик) за период в (x бизнес циклов)

Авторы и соавторы алгоритма: Craig Sullivan, Colin Mcfarland, Lukas Vermeer, Rik Higham, Doug Hall, Michael Aagard и др.