Системы и цели

«Если ваша система стабильна, то нет смысла использовать конкретную цель. Все равно вы получите только то, что может дать система. Цель, лежащая за границами возможностей системы, недостижима.

Если же ваша система нестабильна, то снова нет смысла задавать цель. Невозможно узнать, на что способна система».

— Эдвардс Деминг. Выход из кризиса

Вопросы к задачам

В блоге Productivityist подсмотрел полезный список вопросов к задачкам. Полезно применять в сторону застопорившихся и/или пугающих проектов совершенно точно.

  • Что может пойти не так?
  • Что точно получится?
  • Какой мой прошлый опыт похож на эту ситуацию? Чему я тогда научился, что пригодится сейчас?
  • Какая часть под моим контролем? Какая нет?
  • Что чувствую по поводу этой задачи? Почему?
  • Какое ближайшее действие я могу сделать? Сколько времени оно займет? Когда я это сделаю?
  • Что мне потребуется во время выполнения этой задачи?
  • Есть что-нибудь из-за чего этот проект или задача может съехать с рельсов, а я пока это не сформулировал?
  • Если бы сегодня я мог сделать только что-то одно, это была бы эта задача?
  • Кого я могу попросить о помощи?

Сам пользуюсь из этого списка чаще всего такими такими: «Что чувствую по поводу этой задачи» (правда, в сокращенном варианте «Чё переживаю?»), «Какое ближайшее действие могу сделать? Когда?» (ну еще б!), вариацию «Если бы сегодня мог сделать только что-то одно?». Планирую попробовать вопросы про поомщь, прошлый опыт и части под контролем.

Новая домашняя в Trello

У Трелло большое обновление: поменялась и стала удобнее домашняя страница. Домашняя — это та страница, которая появляется по клику на логотип. Если у вас еще ничего не поменялось, то надо немножко подождать, они накатывают обновление постепенно.

Мне нравится, когда софт отвечает мне на вопросы, и ребятам из Трелло, похоже, тоже, поэтому главная у них теперь отвечает на «Чем мне заняться сейчас?», «Что делает моя команда?», «На что мне нужно обратить внимание?», «Про какие карточки я забыл?», «Что вообще происходило с проектом?»

На главной теперь три колонки: слева список ваших команд, справа список досок, а по центру — лента обновлений, поделенная на две части ‘Up next’ (в русском переводе «Далее») и ‘Highlights’ (в русском переводе, внимание, «Выделение цветом», но, думаю, скоро поправят).

Trello Home Up Next: See due dates

В раздел «Далее» (Up Next) попадают карточки с такими признаками :

— дата карточки на носу, уже сегодня или уже просрочена
— в карточке были комментарии упоминанием вашего ника
— карточка прицеплена к вам (на ней есть ваш кругленький аватар), а там давно ничего не происходило

Раздел позволяет быстро занырнуть обратно в работу и понять повестку дня. У каждой карточки тут есть две кнопки: «Ответить» (Reply) и «Отклонить» (Dismiss). По клику на первую сможете быстро добавить комментарий, по клику на вторую — скрыть карточку из ленты на сегодня.

Раздел «Выделение цветом», он же Highlights показывает сплошную ленту из всех карточек, собранных по всем доскам, к которым у вас есть доступ.

Клик по заголовку любой карточки в этой ленте перенесет вас в соответвующую доску к соответствующей карточке.

В правой колонке сверху окажутся доски, которым вы поставили «звездочку» и сделали их избранными, ниже – несколько недавно просмотренных досок, а ниже в разделе, который почему-то называется «Ссылки» вы можете быстро создать новую доску.

С появлением такой новой домашней станет гораздо полезнее прицепляться к важным для вас карточкам наблюдателем (быстрая клавиша — пробел, когда вы находитесь в нужной карточке. увидите, что сработало, когда в карточке появится ваш аватар).

Сейчас обновление будет доступно в десктопной версии предложения и в веб-версии, на мобильник выкатят попозже. Обещают еще какие-то дополнительные улучшения, так что не переключаем канал : )

Избранные проекты в Todoist

 

В Todoist появилась возможность вытаскивать важные актуальные проекты в верхнюю часть списка проектов, прямо под стандатные Inbox, Today и Next 7 days.

Раньше приходилось выдергивать проекты ручками, они терялись из общей структуры и было так себе. Теперь жмем на нужный проект правой кнопкой, выбираем ‘Add to favorites’ и готово: в общей структуре папок проект остается на месте, но еще и закрепляется в самом верху.

Зачем нужны избранные в Todoist?

Избранные проекты: полезно выделять для себя ключевые проекты, на которые вы фокусируетесь на неделе (или в этом месяце). Когда добавите их в избранные, будет проще регулярно просматирвать списки задач и чаще будете видеть названия этих проектов, что поможет фокусироваться.

В Премиум-версии Todoist можно добавлять в избранные еще и теги с фильтрами.

Избранные теги: можно вывести в избранные теги, которые помогают быстро получать вам задачи определенного типа, например подвязанные к людям (@Маша_К), по типу нагрузки (@зомбирежим) или сделегированные задачи, которые просто требуют проверки (@пингануть).

Избранные фильтры: если вам не хватало списка задач на месяц или списка всех просроченных задач под рукой, можно настроить соответстующий фильтр и тоже добавить его в избранные. Подробный список возможных фильтров хорошо описан в документации.

Перенос задач из Things драг-н-дропом

things

В Things, оказывается, есть драг-н-дроп в текстовые редакторы. Можно выделить нужные задачки и перекинуть их в текстовое поле, просто перетащив мышкой.

Мне сейчас полезно, когда я часть старых задачек-на-потом перетаскиваю в the brain, чтобы они под руками не мешались. Оттуда потом скопировал-вставил и готово.

Еще может быть полезно, если разом затеваетесь делегировать пачку задачек кому-то другому.

Если одну задачку из Things взять и перетащить на поле создания карточки в Trello, сразу создастся новая карточка с названием things-таска.

 

Пакет нужен?

23215583_10212667590858464_3193716539866716847_o

— Пакет нужен?, — спрашивает у вас кассирша в магазине. Вы в этот момент, скорее всего, еще раз оглядываете выгруженные на ленту товары и отвечаете:

— А давайте два.

Точно так же с планами на день и со списком дел. Все дела могут не поместиться в один день.

Возможно, на воображаемой кассе придется взять два дня, а чаще, когда начинаем с клиентами внимательно разбирать их проекты, выясняется, что одним даже двумя пакето-днями не отделаешься — нужны недели, месяцы, чтобы переделать все, что обычно записывают в «дела на день». Хочется для красного словца спросить «Почему к продовольственным покупкам и пакетам, в которых мы их несем, мы относимся внимательнее, чем к нашим делам и дням, в которые мы их планирем?». Но ясное дело — покупки-то вот они, выгружены на ленту, посмотрели-прикинули-решили. Вот это, собственно, один из поводов записывать свои списки дел: чтобы было очевидным образом понятно, что поместится в сегодняшний день, а что нет.

На следующей неделе, когда будете планировать рабочий день, посмотрите еще разок на список дел и спросите себя — а точно поместится в один день? И если нет — нет ничего страшного в том, чтобы, как и на кассе, просто взять еще один день, а то и два, если дел слишком много.

Потому, что, знаете ли, от того, что вы верили бы в то, что пакет-маечка бесконечный и в него поместится вообще всё, что есть в магазине, пакет бесконечным не становится. Точно так же, как и ваш день.

Медленные микро-конспекты: эксперимент с чтением и конспектированием

20988287_10212114357467975_3897213293606131469_o

Пару неделю назад озадачился тем, что обрабатывать большие конспекты книжек уже после того, как их дочитал мне трудно и скучно.

Во-многом это произошло из-за того, что я очень люблю электронные книжки за возможность выделять просто горы текста за пару движений. Тут даже не надо как раньше карандашиком мучаться подчеркивать — щелк-щелк и готово. Если книжка хороша и воды там минимум, я выделял прям целыми страницами, вон как на скриншоте сверху. В итоге обычно получалось, что на выходе у меня почти такая же книжка, как была сначала, с немного отжатой водой и надо её заново перечитывать, чтобы все-таки сделать конспект.

Решил провести эксперимент и поменять подход к конспектированию: новую начатую книжку читал, сразу по ходу делая микро-конспектики и одновременно посты в фэйсбук.

20988287_10212114357467975_3897213293606131469_o

Идея простая: заменить один большущий конспект горкой маленьких, читать медленнее, но сразу конспектировать основные мысли после каждого подхода к книжке. И собирать из основных мыслей небольшие посты с микро-конспектами. А потом есть идея объединять множество небольших постиков оглавлением в одном посте.

Вариант с микро-постами мне нравился еще тем, что была гипотеза (спойлер: кажется, подтвердилась), что такие микро-кусочки легче будет уложить в TheBrain, который я теперь использую вместо Evernote для ведения своей базы знаний.

В этом посте собрал выводы, которые поймал за время эксперимента:

Список дел из книги

 Привычная техника сразу выписывать задачки в список дел, если замечаю или придумываю какую-нибудь инструкцию к действию из книги продолжает работать. Кажется, это одна из самых надежных и легковнедряемых техник чтения в моем арсенале. Технически может срабатывать двумя вариантами: либо сразу закидываю задачу в список дел в духе «Добавить в список для интервью вопрос «Какие у этого будут последствия?» или выделить цитату и сделать комментарий ‘TODO’ к этой цитате в вашей читалке (в Букмэйте и Киндле можно оставлять камменты точно, во многих других читалках, подозреваю, тоже). Даже если не будете вести подробный конспект, то список задач, вытащенный из книги будет ярким напоминанием о пользе, которую книжка вам принесла.

Медленное чтение

 Переживал, что чтение таким образом будет идти медленнее, решил проверить насколько, чтобы опираться на данные. Читал под таймер — подходами по 30 минут. Под таймер обрабатывал свои записи. Книжку я читал, понятное дело, быстрее, чем обрабатывал конспект. Например, в первый же день, 30 минут читал (17% книжки), 5 минут записал впечатления по процессу (из которых получается сейчас этот пост), 45 минут обрабатывал конспект (успел чуть больше трети прочитанного). Отставание в две трети текста, получается. Потом оно плавало плюс-минус, в зависимости от плотности глав. Через некоторое время к этому отставанию частично привык, частично обратил внимание, что от такой внимательной обработки у меня получается внимательнее использовать прочитанное тут же в работе, стало совсем здорово. Вспомнилось, как в нарративной школе были задания в духе «прочитай и выдели то, что особенно показалось важным» и как это затачивало внимание. Очень круто для меня работало и работает по сей день.

Навык превращать кусочек главы в пост-конспект довольно быстро раскачался и на конспекты небольших кусочков стало уходить порядка 10 минут, на целые половинки глав — 20-25-минутные отрывки времени. В момент, когда книжка уже была на 83%, я добрался только до 3 главы из 8, но решил отложить переживания о том, что ВОТ-ВОТ ОБГОНЮ КОНСПЕКТ ОКОНЧАТЕЛЬНО до момента, когда это произойдет и посмотреть, что будет. Когда это все-таки произошло и книжка закончилась, а конспект, у меня уже был спасительный план спокойно читать художку, пока не доделаю конспект и мне было предельно ок.

Целиком именно на чтение книжки ушло 6 подходов по 30 минут.

Эффект текстовыделителя и хайлайт-берсерк режим

🖍 В курсе Learning How To Learn меня учили, что выделять много-много текста — беспольезно, но привычка осталась со мной, спасибо технологиям. Первые пару дней продолжал выделять целыми страницами (скрин выше — из первого дня), а потом, когда переключился на беглое перечитывание главы перед конспектированием,  хоп и перестал.

Отмена выделения текста и простое перечитывания дало классный эффект: не к чему больше привязываться при редактировании конспекта. Раньше у меня включалась порой паника в духе «НУ НЕЛЬЗЯ ЖЕ УДАЛИТЬ ЭТОТ КУСОК, ОН ЖЕ ЗДЕСЬ НЕ СЛУЧАЙНО». Перечитывание-пересказ дало эффект «ТАК, НУ ВОТ ЭТОТ ПОБОЧНЫЙ ПРИМЕР Я ДАЖЕ ПЕРЕСКАЗЫВАТЬ НЕ БУДУ», плюс к скорости, плюс к спокойствию.

Есть, правда, подозрение, что такой подход совпал с книжкой: здесь небольшие главы и подглавы, книжка хорошо структурирована, поэтому просто прочесть главу, запомнить основные мысли, а потом зафиксировать их, перечитывая. Проверю позже на какой-нибудь книге с большими главами, но, скорее всего, тоже сработает, план такой: читать «до конца смыслового куска» и там как будто бы останавливать главу.

Благодаря этому пропал и хайлайт-бересерк режим: заметил за собой в первый день, что бывает отмечаю кучу текста почти «не глядя», если автор сказал «ТАК, ВОТ СЕЙЧАС БУДЕТ ВАЖНОЕ», а внутренний контент-радар сработал в духе «ДА, КАЖИСЬ И ПРАВДА ХОРОШО». Короткие кусочки важного сначала читаю, потом выделяю, а большие куски сначала выделял, а потом читал (а бывает и не читал, оставляя на вермя, когда доберусь конспектом). Этот эффект не понравился и за счет микрокусочков текста для обработки исправился, стало ок.

Про обработку конспекта

✏️ В начале выделял-копировал кусочки текста из книги, между добавлял свои мысли, которые помечал словами «МЫСЛИ:» в начале, и прямо в тексте конспекта оставлял копии тудушек, которые помечал словами ‘TODO:’ в начале строки. Делил текст буллетами. После довольно быстро перекатился в формат пересказа отрывков своими словами, за редкими исключениями цитирования прямым текстом — так быстрее получались посты + проще было выдергивать самое важно для меня, так как переписывать своими словами неважное было неинтересно.

Когда чтение на второй день ощутимо обогнало конспект, задумался стоит ли запараллелить процесс чтения с конспектированием, или пустить его последовательно. Проще говоря: можно ли читать дальше, если еще не законспектировал прочитанное. Попробовал сначала последовательно, не понравилось, придумал как сделать так, чтобы монетка упала третьей стороной: книжку можно дочитывать, а вот следующую начинать нельзя, пока не дописан конспект. Чтобы не изнывать без чтения решил в получившийся зазор между двумя книжками-по-делу класть чтение художки. Зашло на ура.

Итого получился такой процесс:

30 минут читаю книжку, 30-45 минут делаю конспект-пост (быстро пробегаю глазами текст и переписываю своими словами). Затем проверяю есть ли настрой почитать еще или поконспектировать еще, если нет — читаю художку или занимаюсь другими делами, если да — повторяю.

Самый дурацкий был момент ближе к концу, когда привязка микро-конспект=микро-пост сработала против меня в связке с «ну все равно же читаю художку». Делал один подход к конспекту и успокаивался. Когда заметил, понял, что не, так не пойдет, и за пару присестов по паре помидорок догнал конспект до конца.

Из маленьких постов получились отличные ссылки для TheBrain:

21318854_10212226632034769_6683613529714639523_o

Создал мысль «Мой конспект Роб Фитцпатрик — Спроси маму» и в нее подвязал подмыслями свои посты, которые уже опубликованы. Заметил, что особенно мне понравилось использовать даже не заголовки, которые я использовал тут (например: «Достаточно 5 минут»), а короткие выводы, которые делал в конце некоторых микро-конспектов (например: «Как Минимум Один Вопрос, Задаваемый Вами В Ходе Любого Разговора, Должен Приводить Вас В Ужас»). Из этих наблюдений выводы такие: постараться добавлять сражзу к каждому будущему микро-конспекту краткий вывод + пройтись после по мыслям-постам, которые с простыми заголовками, перечтитать посты и переименовать мысли в краткие выводы.

Еще один приятный мне итог: чтение и конспектирование как-то окончательно расцепились по-новому в голове. Несмотря на то, что есть новая книжка, хочется сначала закончить конспект этой. Конспект в голове перестал быть «КОНСПЕКТОМ», а стал «конспектиком одной идеи из книжки, какая там следующая?». А я ух как люблю, когда так происходит с любыми проектами.

Гипотезный Набор 3 или как формулировать гипотезы

Собирал снова новую полезную информацию по проверке гипотез, обнаружил классный короткий алгоритм Hypothesis Kit, сформулированный толковой компанией людей, работающих с гипотезами в таких компаниях, как SkyScanner, Booking.com, Unbounce.

Классный тем, что нужно просто подставлять в выделенные скобочки ваши данные, а потом проверять гипотезу, опираясь на эти ваши записи.

Сделал перевод:

Простой вариант

1. Так как мы видели (такие-то данные/такой-то фидбэк)

2. Мы ожидаем, что (такие-то изменения) приведут к (таким-то результатам)

3. Мы измерим эти результаты (такой-то метрикой)

Продвинутый вариант

1. Так как мы видели (такие-то качественные и количественные данные)

2. Мы ожидаем, что  (такие-то изменения) для (такой-то генеральной совокупности) приведут к (таким-то результатам)

3. Мы ожидаем увидеть (такие-то изменения метрик) за период в (x бизнес циклов)

Авторы и соавторы алгоритма: Craig Sullivan, Colin Mcfarland, Lukas Vermeer, Rik Higham, Doug Hall, Michael Aagard и др.

Фильтрованная почта: идеи фильтров Gmail для поддержания порядка в ящике

Чтобы почтовый ящик Gmail не превращался в свалку или превращался в свалку медленнее, можно настроить фильтры, которые будут автоматически перекладывать письма по придуманным вам схемам.

Bдея в том чтобы либо сразу не видеть несрочные письма, либо видеть их в отдельном теге и обрабатывать пакетно.

Собрал несколько идей-рецептов, как можно расчистить свой ящик без хлопот при помощи фильтров:

Рассылки

Первые кандидаты в фильтрацию — рассылки.

Можно быстро перекидывать их все в отдельную папку, использая поиск по ключевым словам ‘Unsubscribe’ или «Отписаться» — в большей части приличных рассылок есть такие слова в подвале.

Либо, как вариант, разделите рассылки на несколько папок по частоте просмотра, например любимые рассылки в одну папку, те, что на пробу — в другую.

Рекламные рассылки от Booking, авиакампаний и прочее можно переправлять в архив мимо этих папок. Надо будет — найдете поиском.

Счета и биллинг

Платите за разные сервисы? Настроили автоплатежи? Письма со счетами мне привычно хранить, но отвлекаться на них в инбоксе не хочется.

Можно сделать общий фильтр с формулировками в духе ‘Receipt’ или ‘Billing’ в загловоках писем, который будет сразу фильтровать ваши чеки за Itunes, Bookmate, Spotify, whatever.

Трекинг

Если часто заказываете что-то по почте, можно так же автоматически перепрятывать письма со статусом трекинга по ключевым словам ‘Tracking’ и ‘Shipping’ в заголовке. Убедитесь, правда, для начала, чтобы финальное письмо о доставке не содержит этих слов в заголовке, а то пропустите посылку.

Доменный фильтр

Если получаете много писем от какого-нибудь сервиса, с одного доменного имени, но с разных ящиков, удобно сделать фильтр-со-звездочкой. Например, все письма от Амазона легко собрать в один фильтр по запросу ‘*@amazon.com’

Письма с аттачами

Если нужно быстро выцеплять письма, в которых что-нибудь приложено, можно навесить на них такой тег при помощи поисковой строки ‘has:attachment’. Тогда любое письмо, в котором есть приложение, неважно джипег там или док-файл, будет попадать под это условие.

Если хочется делить аттачи по типам файлов, то можно так и сделать: просто указать расширение файла при помощи запроса ‘filename:’. Например, фильтр для поиска писем с джипегами или гифами выглядит так: filename:jpg | filename:gif

Между надо и хочу: lean-подход к жизненному балансу

В колесе баланса, как инструменте балансировки жизни меня смущает два момента: там либо есть «предустановленные» сегменты и тогда получается, что кто-то другой твою жизнь поделил на области, либо предлагают придумать свои области с нуля и тут можно впасть в ступор, если до этого не пробовать таким образом обращать на себя внимание.

Простые примеры: многим моим атеистичным знакомым и клиентам сложно придумать, что именно размещать в предлагаемый в западных книжках блок «Духовное». Приходится подключать широту взглядов и выдумку и какое-нибудь «время с самим собой» туда класть или философию. А в случае с пустым колесом баланса не очень-то понятно как прозвать вот это вот самое, чем давно хотелось бы заниматься, но даже непонятно, как это назвать, но при этом это не хобби, и не работа, но как-то и … Ну, вы поняли.

Вытягиваем области жизни

Меня поддерживает идея из нарративной практики о том, что экспертами в наших жизнях можем быть только мы сами, поэтому предлагаю и к жизненному балансу подойти в соответствии с этой идеей: вытянуть области жизни из своих собственных списков дел и желаний.

Получается этакий lean-подход: берем все, что нам нужно сделать, потом все, что нам хочется сделать, сортируем, придумываем названия, которые подходят нам самим и вперед. А в момент, когда начинает казаться, что жизнь как-то поменялась и области какие-то другие стали, и баланс нужен какой-то новый — снова выписываем списки, придумываем названия и так пока не надоест.

Что можно сделать?

Напишем под таймер два списка, а потом рассортируем на несколько безымянных колонок, которым потом придумаем названия и именно эти названия могут оказаться подходящими для областей вашей жизни.

1. Заводим таймер на 30 минут. Пишем в пустой файл или лист бумаги все-все-все мысли на тему того, что вам нужно сделать: начиная от рабочих задач, обещаний, начатых пет-проектов и заканчивая покупкой бутылки молока в магазине.

2. Снова заводим таймер на 30 минут. В новый файл или на новый лист бумаги выписываем все, что хочется сделать. Все на что не хватает времени, не решались, не придумали до конца и так далее, все хотелки.

(Про оба этих таймерных списка еще такая мысль: если захочется продолжить после того, как прозвенит таймер — ок. Если успеете до — постарайтесь повспоминать, всегда что-нибудь да вспомнится)

3. Берете третий листок или заводите таблицу в электронном файле на несколько колонок. Давайте договоримся, что колонок будет не меньше 3 и не больше 12. Меньше трех маловато, а больше 12 не стоит, ну, because of reasons (можете, если хотите, но потом будет сложнее балансировать). Колонки потом можно будет добавить, если очень захочется или убавить, если останутся лишние. Повторюсь: чем меньше колонок, тем проще потом будет с ними управляться. Колонки никак подписывать не нужно.

4. Берете первые два списка и одно дело наугад оттуда переписываете в первую безымянную колонку. Потом берете следующее дело и сверяете с делом в первой колонке. Если они похожи и могут быть в одной области вашей жизни, то кладите в ту же колонку. Если отличаются — кладите во вторую. Потом берете третье дело. Подходит в первую колонку? Туда. Не подходит? А во вторую? Тогда туда. Никуда не подходит? Заводите в третью. И так с каждым делом из списка.

Как понять подходит одно дело к другим или нет? Вам решать. По вашим ассоциациям. У дизайнера-фрилансера, например может получится одна колонка со всеми-всеми проектами, которую он потом назовет «Работа», а может получится три разные колонки по именами заказчиков, с которыми он регулярно работает. Как удобнее вам — так и группируйте.

5. После того, как раскидали дела по колонкам, просмотрите получившиеся колонки и обратите внимание на то, что объединяет дела в этих колонках. Дайте им соответствующие названия, понятные вам.

Если вам нравится делать все в гугл-табличках, то вот вам готовый шаблончик.

Что потом?

Один из способов регулярно оставаться на связи с получившимися областями жизни — добавить их в ваше приложение для ведения списка дел. Создайте проекты (или области, если позволяет интерфейс), соответствующие частям вашей жизни и раскидайте задачки, которые у вас уже есть в списке дел по этим областям. Новые задачи тоже добавляйте в эти же проекты.

Так вы сможете каждый день видеть их в вашем Todoist, Things, Wunderlist или другом приложении, в начале дня выбирать задачи, соответствующие важным для вас областям жизни, а в конце дня или недели точно проверять, как у вас идут дела.

ps:
если понравился этот способ, проверьте еще метод 100 вопросов и метод 100 стикеров